Les PME ont les mêmes attentes au niveau de la transformation numérique que les ETI et grands groupes, à la différence près que leurs ressources et budgets sont moindres, et que les compétences en interne sont parfois moins identifiées ou dédiées.
L'accélération digitale est là, et il est aujourd'hui vital de s'outiller pour piloter et surfer sur cette vague avec autre chose qu'un tableur Excel et une présentation Power^Point !
Une démarche de standardisation du pilotage projet, assistée par une plateforme peut se révéler judicieuse.
D'après l'INSEE, en 2022 les PME représentaient 3,8 % des entreprises en France, soit environ 144 400 PME en tout. Les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire ne constituant que 0,2 % des entreprises en France, soit 7 600 entreprises au total.
Les PME constituent bien le cœur du tissu économique Français.
Et bonne nouvelle : la gestion de portefeuille de projets n'est pas réservée aux ETI et grands comptes !
Le portfolio management, que l'on retrouve aussi sous les dénominations « Project Portfolio Management » ou « gestion de portefeuille de projets est défini par Wikipédia comme "la discipline traitant des projets pris d'un point de vue global dans un but de sélection et d'arbitrage".
Alors que la gestion de projet s'attache à « bien faire les projets » - domaine de l'opérationnel -, la gestion de portefeuille de projets vise à « faire les bons projets » - domaine du décisionnel.
La couverture fonctionnelle des plateformes logicielles associées aux pratiques de portefeuilles de projets est plus ou moins large selon les éditeurs, elle peut inclure :
A l'image des ERP des années 2000/2010, certaines solutions sont très, voire trop larges... Même si les promesses du "tout en 1" sont tentantes. Attention à l'adoption et à la conduite du changement dans votre déploiement. La multiplication des fonctionnalités, la densité du menu du logiciel, est paradoxalement un signe de futurs problèmes dans leur utilisation en entreprise.
Dans les lignes qui suivent, on vous en dit plus sur le contenu et on partage une stratégie pragmatique pour implémenter une solution de gestion de portefeuille de projets efficacement dans votre PME.
Combler le gap entre vision et exécution. Et suivre toutes vos initiatives au même endroit C'est la promesse des démarches et outils de gestion du portefeuille de projets !
Avec une plateforme comme AirSaas au sein de votre entreprise vous pourrez bénéficier de cinq avantages clés :
L'accélération de la transition digitale a en effet pour conséquence une augmentation du flux d'initiatives et projets.
Suivre vos "chantiers" et le management de projet avec un tableur Excel n'est plus une option !
Pour suivre vos investissements, vos objectifs stratégiques, une gestion de portefeuilles de projets moderne peut vous aider à définir un périmètre clair d'initiatives ET d'exécution.
Les objectifs sont bien de concentrer et prioriser les efforts ! On risque sinon de verser, non pas dans l'agilité des processus, mais dans l'agitation et la non-priorisation.
Les outils modernes de Portfolio Project Management sont donc situés à la fois au niveau stratégique et opérationnel dans votre organisation.
C'est précisément sur ces deux axes que la mise en place d'un outil de gestion du portefeuille projets vous apportera de la valeur ajoutée et des bénéfices, directs et indirects :
C'est peut-être pour vous, managers et dirigeants de PME, que le pragmatisme est le plus important ! Inutile de lire un des énièmes livres blancs : lancez-vous.
Le premier facteur d’échec évoqué pour les projets transverses qui n’apportent pas les résultats escomptés est le manque d’alignement et de communication entre l’IT, les métiers et le Codir.
Pour le dire en deux mots : sans transparence, pas d'engagement.
C'est de ce constat et par la volonté de vouloir aider les ETI et PME à réussir à travailler en "cross silos" horizontaux (DSI - métiers), mais aussi en "cross silos" verticaux (chef de projets - PMO - direction), qu'AirSaas s'est développé.
Vous avez une stratégie d'entreprise ? C’est tout ce dont vous avez besoin pour commencer avec AirSaas !
Trois axes de travail seront alors à adresser pour amener un fonctionnement plus coopératif de votre gestions de projets. Qui génère de la performance versus un fonctionnement type "sur contrôle" pour éviter la dérive des activités.
Ayez un bon storytelling des programmes de transformation / axes stratégiques. Par exemple : "le programme d'excellence commerciale 2022 (projet CRM, projet analyse comportementale, projet analyse prédictive, projet site web...) doit nous amener à rentrer dans le top 3 européen". Sinon; au bout de quelques mois, les projets n'auront plus de sens, et le manque de motivation des équipes peut vite se faire ressentir.
C'est quoi un sponsor ? Un chef de projet ? Un référent métier ? Quels sont les droits et devoirs de chacun dans la gestion de projets ? Sans règle du jeu, personne ne sera responsable de rien.
Par exemple :
Avec cette démarche stratégique et un logiciel de gestion de portefeuille projet moderne, vous serez plus a même d'évaluer les projets qui contribuent à votre stratégie ET qui permettent d’obtenir les objectifs et résultats visés de façon engageante et coopérative.
La gestion de portefeuille de projets : une démarche réservée aux grandes entreprises ? Certainement pas ! Au contraire, les PME peuvent parfois mieux tirer leur épingle du jeu. Pourquoi ? Parce qu’elles ont intrinsèquement plus d'agilité et parfois, disons-le, de motivation, qu'au sein d'une ETI ou d'un grand groupe.
Oui : le cycle de décision d'une PME est, en général, différent d'une ETI ou d'un grand groupe. La plupart des silos organisationnels ne sont pas encore "enkystés".
Vous n'avez pas de ressources ou de compétences disponibles pour travailler sur la transformation ? Tant mieux. On peut tout à fait créer une culture projet forte en s'appuyant sur des outils et une démarche. Les plateformes constitueront une assistance précieuse au pilotage.
Le parallèle avec le vélo à assistance électrique est tout indiqué ! Oui : même dans un environnement contraint par le manque de temps et ressources, ajouter un moteur à votre pilotage projet est possible.
En complément de votre "outillage", le pilotage demeure un enjeu majeur. Une autre piste possible sera de recourir a un PMO/CDIO/DSI en temps partagé.
Pour une vraie adoption par les utilisateurs au quotidien, c'est le critère numéro 1 ! Optez pour une solution "light" versus le progiciel "tout en 1" type ERP projet "obèse".
Si votre besoin est de commencer rapidement, fuyez aujourd'hui les solutions aux couvertures fonctionnelles trop larges. Visez le "B.A-BA" du PPM et des automatisations-clés. Avec, par exemple, la fonction de reporting en un clic et standardisé
Au cours du cycle de vie du projet, comment sont pensées les interactions entre les acteurs transverses ? Les logiciels qui sortent du lot incluent en particulier le renforcement du collaboratif en synchrone et asynchrone.
L'évolution des méthodes vers toujours plus d'hybride entre agilité et cycle en V nécessitera une approche souple du canevas méthodologique proposé. Aujourd'hui, tout est projet, de 3 jours à 3 ans...
Ne perdez plus de temps en re-saisie de données. Les PPM modernes sont conçus comme de véritables "hubs" permettant à un ensemble d'applications déjà existantes dans votre organisation de communiquer entre elles. Que ce soit avec vos outils de gestion de projet (Wrike, Jira, Asana, Trello) ou avec vos outils de communication (Teams, par exemple), Airsaas rassemble vos données projets dans un tableau de bord.
Ce point n'est pas anecdotique en gestion de projets. Et trop souvent oublié dans les phases d'avant-vente.
Elle peut être coûteuse, voire impossible. Ce point n'est pas anecdotique, et trop souvent oublié également. Notre conseil : interrogez les éditeurs sur leurs pratiques et faites un test de "rollback" (export de données) avant de signer le contrat.
Un check par votre RSSI peut permettre de vous assurer que tout est ok pour identifier et protéger l’accès à des données stratégiques. Chiffrez si possible les données pour vous apporter un peu plus de sérénité.
Pas seulement le prix facial des licences utilisateurs actifs, mais également le prix des licences pour les profils secondaires, type ambassadeurs métiers.
Last but not least des 10 critères : les hommes derrière l'outil. Quel support, quels conseils et quelles relations l'éditeur vous propose-t-il avant, pendant et après la vente ?Propose-t-il une communauté d'utilisateurs ? Quelle vision du marché porte-t-il ? Quelle communication fournit-il sur sa roadmap?
Vous l'avez compris : le développement de portefeuilles de projets en PME peut faciliter vos différentes transitions digitales, environnementales et organisationnelles. Pour un meilleur alignement stratégique, plus d'efficacité... et de plaisir aussi !