Une nouvelle manière de voir les outils de pilotage projet - AirSaas
Parce que la gestion ne se résume pas à un Gantt, AirSaas propose un outil de pilotage de projet qui simplifie votre reporting, votre gouvernance et votre communication projet
Parce que la gestion ne se résume pas à un Gantt, AirSaas propose un outil de pilotage de projet qui simplifie votre reporting, votre gouvernance et votre communication projet
Les outils de pilotage de projet permettent de donner de la visibilité aux managers et de leur offrir la faculté de hiérarchiser efficacement les projets en fonction des retombées potentielles pour l'entreprise.
AirSaas ne demande aucun setup : importez votre Excel et commencer à utiliser l'outil. Pas de formation nécessaire, l'outil est utilisable par votre équipe projet dès le premier jour.
Le prix ne doit pas être un frein à votre productivité. Profitez d'une période d'essai gratuite et payez ensuite un abonnement en fonction du nombre d'utilisateurs.
AirSaas vous fait gagner en visibilité et rend vos équipes plus productives quelle que soit la taille de votre DSI. N'attendez pas d'être débordé pour vous équiper.
Un bon projet est un projet bien préparé. Pourtant, 90% des fiches de cadrage sont incomplètes. Sur AirSaas, nous guidons vos collaborateurs dans le remplissage des informations essentielles à un bon cadrage.
Les fiches de cadrage sont dynamiques et collaboratives. Vos équipes peuvent itérer ensemble jusqu'à que le projet soit validé.
Tous les projets ne se valent pas. En tant que partenaire business, vous devez proposer une méthode pour piloter les projets IT suivant des indicateurs-clés.
AirSaas propose une vue filtrable avec toutes les informations consolidées pour prendre des décisions avisées.
Vous êtes au centre des attentions et devez tenir au courant les responsables métiers et votre direction de l'avancée des projets. Pour cela, nous avons créé les rapports flash automatisés.
En un clic, générez un rapport (.ppt, .pdf, url) avec les détails d'avancée des projets, les points d'attention et tous les indicateurs à jour.
Rien ne vous échappe grâce à la vue timeline. Prenez de la hauteur et profitez d’un panorama sur tous les projets en cours et leurs jalons associés.
Déplacez les éléments grâce au cliquer-glisser et testez des nouveaux arrangements en fonction des disponibilités des parties prenantes et de l’urgence des projets.
Adoptez dès maintenant une solution efficace de flash report projet
Les principales frictions proviennent du manque de compréhension du jeu de contraintes de la DSI et de la prise en compte des attentes des métiers. Réunir les parties prenantes en comité de pilotage, autour d’un dashboard affichant les indicateurs-clés, améliore la compréhension de ce qui peut être fait et dans quels délais.
Un workflow de décision clair et partagé aide à la compréhension en apportant de la transparence.
Et enfin, communiquer à intervalle régulier sur l’avancée, les problèmes rencontrés et les succès d’étapes aide à diminuer les frustrations et l’impatience des personnes en demande. Moins de friction permet à votre équipe d’avancer plus sereinement.
Les principaux facteurs d’échec d’un projet sont le mauvais cadrage qui entraînent des dépassements de délais et de coûts, et le manque d’adoption des utilisateurs finaux (clients internes ou externes). Pour cela, AirSaas fluidifie la collaboration entre l’IT et les métiers. Les projets sont mieux préparés en amont. Vous restez agile tout au long du cycle de vie du projet pour maximiser l’engagement des collaborateurs et l’adoption du client final.
La mise en place d’un plan de communication est bénéfique dans l’ensemble des entreprises et augmente la performance des DSI. Destiné aux membres du Comex et aux responsables métiers, il a l’avantage de diminuer la frustration, valoriser les équipes IT, et former l’ensemble des responsables aux méthodes qui fonctionnent. Une bonne communication de suivi d’avancée est d’autant plus importante avec un fonctionnement à distance. Le rapport flash automatique est votre meilleur allié !
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Il existe différents types de pilotage de projet, qui ne servent pas les mêmes objectifs. Pourtant, il n’est pas rare qu’il y ait des confusions, notamment entre ceux qui permettent le pilotage d’un projet, et ceux qui visent à simplifier la gestion d’un portefeuille de projets.
Les outils de gestion de projet facilitent le pilotage des différents aspects d’un seul et même projet. Ils permettent d’accompagner le chef de projet ou le comité de pilotage sur un ensemble de tâches. Ils permettent de :
Ces outils vont permettre de faciliter la planification, non pas d’un, mais de tous les projets d’une entreprise.
Les petites entreprises qui n’ont que peu de projets n’ont pas forcément besoin d’outils permettant le pilotage de portefeuilles de projets. Mais à mesure qu’elles grandissent, les projets se multiplient, jusqu’à ce qu’une gestion globale et organisée de l’ensemble des projets prenne énormément de temps à chaque chef de projet ou au comité de pilotage : c’est le signe qu’il faut sûrement investir dans un tel outil.
Un outil de pilotage de portefeuilles de projets permet de :
On voit qu’il existait déjà des outils de pilotage de projet sur le marché dès 1980, mais que de nouveaux outils semblables ont continué d’être développés entre-temps.
Un autre fait à relever : si, depuis quelques années, ces logiciels ont tendance à répondre aux besoins de gestion de projet unique mais aussi de portefeuilles projet, ça n’a pas toujours été le cas. Certains d’entre eux ont été initialement créés pour traiter seulement l’une de ces deux problématiques.
Problématique ciblée à la date de création
Comme on le constate sur le graphique, la plupart des outils de gestion de portefeuille de projets ont d’abord été créés dans l’optique de répondre au besoin de pilotage d’un projet unique. Ce n’est qu’au fil des années que ces derniers ont été complétés pour permettre de mener plusieurs projets de front de manière optimale.
Il faut tout de même relever que certains logiciels comme Planview avaient pris la décision de centrer leur solution sur la gestion des portefeuilles projets dès leur création, et que d’autres outils comme Sciforma ou Ganttic répondaient d’emblée aux deux problématiques : la gestion de projet unique, et de portefeuille de projets !
L’écrasante majorité des outils de pilotage de projet traite aujourd’hui ces deux problématiques dès leur création : il y a un besoin de simplifier la prise de décision entre les différents acteurs, que ce soit à l‘échelle d’un projet unique, ou au niveau plus global du portefeuille de projets.
S’ils ont des similitudes dans les objectifs qu’ils visent, les outils de pilotage de projet peuvent avoir des fonctionnalités assez différentes. L’origine de ces différences est double : selon le besoin auquel l’outil a été conçu pour répondre en premier, mais aussi en fonction de la vision du pilotage de projet qu’ils promeuvent.
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Plusieurs raisons font que les logiciels de pilotage de projets peuvent proposer des fonctionnalités variées : la manière dont ils ont été développé à l’origine a une influence, mais leurs fonctionnalités dépendent aussi de la vision de la gestion de projets qu’ils promeuvent. Mais pourquoi plusieurs visions de la gestion de projet coexistent-elles dans les DSI ?
Si la DSI a durant de nombreuses années été plutôt réservée à un rôle technique, elle est de plus en plus amenée à aider son entreprise à atteindre ses objectifs business. Elle ne doit plus se contenter de s’assurer du bon fonctionnement du run, mais doit aussi se rapprocher des différents métiers de son organisation pour comprendre leurs difficultés et être en capacité de leur apporter des solutions adaptées.
Les besoins des DSI en matière d’outils de pilotage de projets ont donc beaucoup évolué. En effet, une DSI n’aura pas besoin des mêmes fonctionnalités selon si elle vise à suivre des projets centrés sur la technique et à gérer des incidents informatiques ou si elle souhaite structurer une démarche collaborative afin de comprendre finement les besoins que ressentent les métiers au quotidien.
Avec l’essor du poids du digital pour les organisations, les DSI peuvent apporter de la valeur à leur entreprise de multiples manières. Par exemple, en automatisant des processus métiers, la DSI permet aux collaborateurs de son entreprise d’optimiser leur temps de travail et ainsi d’être plus compétitifs. Un autre aspect sur lequel la DSI peut accompagner son entreprise est l’amélioration de son business model : le digital offre de nouvelles opportunités qui peuvent apporter énormément d’un point de vue business. Les manières pour un DSI d’aider son entreprise sont aujourd’hui multiples : dans son interview pour CIO Révolution, Pierre Raschi raconte comment une DSI a pu aider une boucherie à se construire une nouvelle clientèle.
L’importance qu’a pris le digital ces dernières années a donc eu pour conséquence de changer la nature des missions que se voit confier la DSI. Et ces nouvelles missions ne se mènent pas de la même manière, ce qui amène la DSI à avoir de nouvelles attentes en matière d’outil de pilotage de projet !
Les deux évolutions que l’on a décrites plus haut ont pour conséquence de transformer la manière dont la DSI doit collaborer avec les métiers de son entreprise. Si on prend l’exemple d’une DSI axée sur la technique, une de ses priorités va être de s’assurer du bon fonctionnement du run afin qu’aucun collaborateur n’ait à souffrir de problèmes purement techniques. Mais si la DSI a pour ambition d’apporter de la valeur à son entreprise d’un point de vue business, elle doit se donner les moyens d’échanger régulièrement avec les métiers afin de comprendre de quelle manière elle pourrait les aider à atteindre leurs objectifs business. Or, structurer une telle collaboration n’est pas chose aisée, a fortiori lorsque les différents services ne sont pas habitués à travailler ensemble.
Une DSI qui vise à contrôler les comportements de ses collaborateurs pour éviter d’affecter négativement le SI n’aura pas du tout besoin du même type d’outil de pilotage projet que celle qui ambitionne d’instaurer un dialogue fort avec les métiers en vue de leur apporter de la valeur dans leur coeur de métier.
Pour matérialiser un idéal type de ces deux visions opposées du rôle d’une DSI, il est possible de le faire à partir de ces pyramides de Maslow :
On a vu que les outils de pilotage de projet n’offrent pas tous les mêmes fonctionnalités. La meilleure manière de trouver l’outil idéal à acquérir est donc de s’interroger sur sa vision du pilotage de projet : quels sont mes attentes et objectifs, et plus que ça, quelle est la place qui est attendue de la DSI dans mon entreprise ?
Tout d’abord, il faut noter que les outils de pilotage de portefeuille projet peuvent présenter de nombreuses fonctionnalités différentes qui permettent notamment de :
Mais plus que de dresser une liste des fonctionnalités que peuvent comporter ces logiciels, il est intéressant de remarquer que des différences de styles entre outils plus structurantes existent.
Tous les outils de pilotage projet n'ambitionnent pas de répondre au même nombre de besoins. Alors que certains (comme les logiciels de type ERP) aspirent à répondre à l’ensemble des besoins des DSI, d’autres outils préfèrent se spécialiser sur une ou plusieurs des fonctionnalités classiquement proposées par les outils de gestion de portefeuille de projets.
Chacun de ces deux types d’outils présente des avantages et des inconvénients. Un ERP complet permet de centraliser toutes les actions sur un même logiciel, mais présente l’inconvénient d’être complexe à faire évoluer : en effet, ces solutions sont peu flexibles et leur montée de version est lente et coûteuse.
A l’inverse, un outil de gestion de projet spécialisé présente l’inconvénient de ne pas proposer autant les fonctionnalités, mais offre d’autres avantages : il est plus rapide à implémenter, et permet de réduire le coût de change lorsque l’entreprise évolue.
Encore une fois, il n’existe pas de solution idéale : tout dépend de votre vision du rôle de la DSI et des attentes que vous avez de vos outils de gestion de portefeuille de projets. Certaines DSI préfèrent acquérir un logiciel lourd qui répond à l’ensemble de leurs besoins actuels, là ou d’autres font le choix d’être en capacité d’installer et de désinstaller des solutions rapidement et à coût réduit, en fonction de l’évolution des besoins de leur entreprise.
De nombreuses DSI restées axées principalement sur la technique se contentent de communiquer avec les métiers grâce aux canaux traditionnels qui sont utilisés dans leur entreprise.
Cependant, lorsque la DSI souhaite instaurer une collaboration plus forte avec ses collaborateurs, et se mettre en capacité d’échanger régulièrement et de manière structurée, elle aura tout intérêt à se doter d’un outil de gestion de portefeuille de projet qui propose un espace d’échange collaboratif. Ainsi, le reporting est simplifié, les informations ordonnées et l’implication des métiers est facilitée.
Certains outils de gestion de projet ont été développés avec l’objectif de proposer une interface particulièrement intuitive à leurs utilisateurs. Ce genre d'outil est idéal lorsque l’on souhaite structurer une démarche collaborative entre la DSI et des profils moins techniques. En effet, inviter des métiers à travailler sur les mêmes logiciels que ceux utilisés par les équipes IT peut les décourager et nuire fortement à leur implication.
Ainsi les outils ayant misé sur l’UX simplifient la collaboration entre des profils business et des profils techniques en proposant une interface compréhensible rapidement par toutes les parties prenantes, tout en maximisant le taux d’adoption général du logiciel.
Tout outil porte nécessairement une méthodologie plus ou moins poussée en lui. L'adéquation entre la méthodologie portée par un outil et celle déjà en place dans l’entreprise qui l’utilise est un facteur clé du taux d’adoption de ce logiciel par les collaborateurs.
En effet, il faut que la méthodologie intrinsèque de votre outil corresponde à vos processus de travail, à vos objectifs et à votre vision du pilotage de projet. Autrement, chacun de vos collaborateurs devra redoubler d'efforts pour prendre le logiciel en main et s’en servir, ce qui réduira forcément son taux d’adoption et donc, son impact dans l’entreprise.
Il faut donc s’interroger sur les pratiques mises en place dans votre DSI avant de choisir l’outil de pilotage de projet le plus adapté aux process existants et ainsi, maximiser son influence sur vos collaborateurs.
S’il est préférable d’adapter son choix d’outil à la méthodologie déjà mise en place dans l’entreprise, il faut tout de même remarquer que l’on peut aussi se servir d’un outil de gestion de pilotage projet comme d’un levier pour impulser des changements dans les habitudes de travail existantes. En effet, la culture de l’entreprise est le fruit de son environnement - un environnement dont font partie les logiciels que vous utilisez ! En changeant les outils de vos collaborateurs, vous allez donc pouvoir influer sur la culture de l’entreprise, mais aussi sur ses méthodes de travail.
Cependant, si les outils de gestion de projet sont des leviers pertinents pour amener vos collaborateurs vers un changement de pratiques, il ne faut pas surestimer leur impact. En effet, se contenter d’investir dans un nouvel outil ne suffit pas à révolutionner les pratiques en place depuis plusieurs années.
Deux conditions sont primordiales pour maximiser l’impact de l’outil. D’abord, il faut accompagner la mise en place de l’outil par des directives et des consignes allant dans le même sens que le changement que l’on veut créer. Mais il faut aussi que la méthodologie portée par l’outil ne soit pas trop éloignée de celle qui existe actuellement dans votre entreprise , car transformer complètement les pratiques est compliqué et ne peut se faire que sur le temps long.
En conclusion: l’idéal est donc d’orienter votre choix vers un outil portant une méthodologie proche de celle qui est déjà en place dans votre entreprise, ou au moins de celle que vous aimeriez installer.
AirSaas est un PPM plutôt léger qui ne vise pas à être un logiciel tout-en-un, mais qui comporte la plupart des fonctionnalités-clés dont une DSI a besoin pour assurer l’exécution de ses projets.
Jira
En intégrant Jira.à AirSaas, vous obtenez automatiquement les données d’avancement des projets dans la plateforme. Cela vous permet d’avoir une vue globale de l’ensemble des projets et de leurs états d’avancement sans efforts.
Microsoft Teams
AirSaas est intégré à Microsoft Teams. Automatiquement, les informations les plus importantes sur les projets en cours sont envoyées sur vos canaux de communication Teams dédiés. Avec cette intégration, vous pouvez partager simplement l’avancée des projets avec l’ensemble de l’entreprise. Si vous utilisez d’autres solutions, n’hésitez pas à nous le dire !
Notre pari : pour parvenir à impliquer les métiers, la DSI doit leur proposer un outil qu’ils sauront prendre en main rapidement, sans friction. Nous pensons que ce n’est pas en forçant les métiers à travailler sur des outils complexes que les entreprises parviendront à briser les logiques de silos et à structurer une collaboration étroite métiers/DSI.
Nous avons poussé la logique collaborative jusqu’au bout : AirSaas propose un moteur de recherche de solutions (externes/internes) accessibles aux responsables métiers. Lorsqu’un métier a un besoin, il cherche déjà des solutions de son côté sans forcément prévenir la DSI qui peut même se retrouver face à du Shadow IT.
Notre idée ici est de donner les outils à la DSI pour encadrer ces pratiques et structurer leurs efforts de recherche de solution en leur faisant comprendre les contraintes techniques du SI.
AirSaas est un PPM léger, qui s’intègre à l’existant, et qui porte une méthodologie collaborative forte afin d’impliquer les métiers.