Modèle de présentation pour votre comité de pilotage (exemple)

En tant que chef de projet, il est une tâche qui vous tient sûrement à cœur si vous êtes passionné par votre métier : celle de la présentation de l'avancée du projet en comité de pilotage.

La réunion du "Copil", comme on dit souvent en abrégé, qui a lieu une fois par mois environ, est une occasion en or pour partager les dernières avancées du projet auprès des parties prenantes et mettre en avant votre équipe.

Un bon chef de projet sait que l'anticipation et la préparation sont des valeurs essentielles qui mennent au succès et à la réussite d'un Copil.

Qu'est-ce qu'un comité de pilotage ?

Quand le pilotage d'un projet présente de forts enjeux, un niveau de technicité complexe, ou un nombre de personnes impliquées important, la création d'un comité de pilotage pour assurer un bon management de projet devient la priorité numéro 1 du chef de projet.

Une simple réunion de suivi de projet ?

Une réunion de comité de pilotage est bien plus qu'une simple réunion entre les instances décisionnaires et opérationnelles chargées de l'exécution du projet. Dans le management de projets transverses la place du chef de projet n'est pas celle du manager. Ce dernier ne peut donc pas arbitrer les priorités de moyens, de délais ou de qualité qui ne sont pas de son ressort.

Un relais de pouvoir dans les entreprises

Le comité de pilotage (ou Copil) est donc une composante de la réussite d'un projet. C'est un relais de pouvoir essentiel dont le rôle est d'assurer le suivi d'un projet, analyser son avancement et de prendre des décisions finales en fin de réunion.

Le comité de pilotage devra s'assurer que le processus de décision permet de répondre aux enjeux auxquels s'attaque l'équipe en place et qu'elle pourra y répondre dans les délais impartis.

Comment sont formés les comités de pilotage ?

Le Copil est donc formé en début de projet par le sponsor en collaboration avec le chef de projet. Dans la pratique les membres du comité de pilotage sont des décideurs (actionnaire, business angel, manager...) capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet ainsi que des experts métiers qui ont l'expérience concrète du projet et le vivent au quotidien.

Le rôle exact des réunions des comités de pilotage

C'est un outil ultra-efficace de prise de décision collégiale pour donner un nouvel élan à vos projets à forts enjeux et traiter un dossier "brûlant" mais dont il faut trouver la clé pour atteindre les objectifs fixés. À noter que le sponsor et le management doivent être mis au courant de l'agenda du Copil bien à l'avance. Ils ne doivent pas découvrir le contenu des dossiers en cours pendant les réunions.

Le sponsor est l'allié du chef de projet au sein du comité de pilotage. Sur un projet, il doit détenir assez d'informations en amont pour être en mesure de prodiguer des conseils aux équipes, quelque soit la phase dans laquelle se trouve le projet.

Les rôles sont bien définis, chacun des acteurs a le sien :

• le sponsor vend le projet : et oui il faut mobiliser en continu !
• les membres des comités de pilotage ont donné leur avis et leurs conseils
• le chef de projet devra exécuter les décisions prises
  

Quel est l'enjeu principal du comité de pilotage ?

Sur un projet, l’animation du comité de pilotage devient donc la tactique essentielle pour impliquer ceux qui détiennent le pouvoir sur les moyens, les délais, la qualité/la performance. Ce genre de réunion de travail dure généralement 1 à 2 heures au cours desquelles de nombreuses décisions doivent être prises.

• Quelle direction veut-on donner au projet ?
• Quels sont les éléments dont nous disposons pour prendre une ou plusieurs décisions ?
  

Le déroulement d'un comité de pilotage projet

Ce type de réunion ne se tient pas au hasard. Des membres de la direction seront présents et c'est aussi l'occasion de vous mettre en valeur personnellement en tant que chef de projet. Le comité de pilotage est un exercice imposé avec ses rituels ses enjeux et ses objectifs.

Deux étapes principales au sein d'une même présentation :

- L'ordre du jour : analyse des actions en cours, des décisions prises et des décisions à prendre. Ces informations doivent parvenir aux différents acteurs en amont des réunions.

- Le compte rendu du comité de pilotage : qui consigne les décisions prises pendant les réunions. Il est envoyé par le chef de projet.

Nos conseils pour réussir ses réunions de comité de pilotage

L'expérience montre que les parties prenantes sont autant attentives au fond qu'à la forme. C'est pour cela que le support utilisé est très important.

Les outils de reporting et de mesure de la performance sont très utiles, mais quand vient le moment de préparer la réunion du comité de pilotage vous devez être attentif à quelques points de première importance :

• Préparez-vous bien : connaître ses chiffres, avoir en tête les étapes importantes du projet, mais aussi les enjeux politiques et stratégiques relatifs au projet.
  

• Restez synthétique : "Droit au but" doit être votre devise. Le comité de pilotage est là pour prendre des décisions pas pour écouter vos louanges ou vos plaintes. Si problème il y a, abordez-le directement en début de réunion et sans détour
  

• Choisissez le bon support de présentation : Pour que le pilotage de vos projets soit une réussite, la forme compte autant que le fond. Il existe de nombreux modèles de présentation, à vous de choisir celui qui vous convient le mieux ou qui sera le plus parlant pour les comités auprès desquels vous allez devoir présenter l'avancée des opérations. Vos tableaux de bord doivent être concis et inciter à l'action. L'utilisation des couleurs est vivement recommandée.

• Choisissez le bon niveau de communication : Un manager ne veut pas et ne doit pas rentrer dans le détail pour prendre une décision stratégique sur des projets. Pendant la semaine vous interagissez avec des opérationnels, dans les comités de pilotage vous vous adressez à des décisionnaires pressés par le temps. Utilisez le même langage que vos interlocuteurs, le mimétisme aide à faire passer les messages.
  

Soyez l'ambassadeur de votre projet !

Les accomplissements de l'équipe projet doivent absolument être mis en avant lors de ce type de réunions. Un projet qui est un succès c'est un projet dont toutes les parties prenantes ont l'impression que les choses avancent vite et bien.

Il y a donc un objectif de performance auquel les membres du comité seront attentifs. N'hésitez pas à mettre en avant tous les acteurs qui travaillent sur le projet, notamment les équipes métiers.

Dans un projet il y a toujours certains "oubliés" ; le chef de projet est aussi là pour embarquer tous les membres de son équipe vers le même objectif.