Aligner les équipes IT et métiers, c’est souvent un casse-tête. Entre les priorités business qui évoluent sans cesse, les équipes tech qui jonglent avec les contraintes techniques, et des silos qui compliquent la communication, on se retrouve vite avec des projets qui avancent… mais pas forcément dans la bonne direction.
Résultat ? Des frustrations des deux côtés, des retards, et une perte de valeur pour l’entreprise.
C’est là que le PI Planning entre en jeu. Pilier du framework SAFe (Scaled Agile Framework), cet événement trimestriel rassemble toutes les équipes impliquées dans un Agile Release Train (ART) pour synchroniser leurs efforts autour d’un plan clair et réaliste. Pendant deux jours, IT et métiers travaillent ensemble pour définir les priorités, lever les dépendances et s’assurer que chacun avance dans le même sens.
En bref : c’est le moment où tout le monde se met d’accord sur ce qu’on fait, pourquoi on le fait et comment on va y arriver.
Mais attention : un PI Planning mal préparé peut vite devenir une réunion interminable qui manque d’impact. Pour qu’il soit efficace, il faut une bonne préparation, une forte implication des parties prenantes et une vraie dynamique de collaboration. Sinon, on risque de repartir avec un plan flou et une fausse impression d’alignement.
Alors, comment transformer cet exercice en un levier de performance et d’engagement pour vos équipes ? Quels sont les pièges à éviter ? Et surtout, comment faire en sorte que le PI Planning soit un moteur de création de valeur et pas juste une contrainte de plus ?
Dans cet article, on va décortiquer les clés d’un PI Planning réussi, avec des retours d’expérience concrets et des conseils actionnables. Parce que bien fait, cet événement peut changer la dynamique de vos projets et enfin aligner IT et Métiers sur un objectif commun.
Pour enrichir nos connaissances et aller au-delà de la littérature, nous avons demandé à des experts de nous partager leurs convictions. Ils apportent aussi leurs bonnes pratiques concrètes pour s’engager dans la mise en place d’un PI Planning. Nous remercions Elodie Clémentine Grasset et Michel Levaslot pour leurs contributions.
Focus d’abord sur le définition du PI Planning, et quelques concepts-clés à connaître pour bien vous lancer.
Le PI Planning est une réunion d’équipe à grande échelle, visant à organiser les tâches pour une durée définie, appelée Program Increment ou PI (et Planning Interval depuis la version 6 de SAFe). Cette séance collaborative permet d’aligner les objectifs et de coordonner les actions de toutes les parties prenantes d’un projet, garantissant une planification claire et concertée pour la période concernée.
On utilise souvent un PI Planning dans le cadre d’un développement de produit informatique. Cependant, il peut tout aussi bien être mis en œuvre dans des projets plus traditionnels et structurés, tels que la gestion des changements organisationnels, la création hardware ou encore la réalisation de projets documentaires.
A l’échelle, le PI Planning peut permettre de structurer tout le build d’une organisation, tous les projets et les évolutions produits en cours.
Grâce au processus de PI Planning, vous pouvez :
Cette réunion dure généralement une à deux journées, segmentées de manière à aborder tous les sujets du PI à venir : jalons clés, fonctionnalités à développer, priorités, risques…
Pour creuser la définition de PI Planning, consultez notre article sur le sujet. Il vous dévoile également tous les prérequis pour organiser un PI Planning efficace.
Le Program Increment (PI), et par extension le PI Planning, s’inscrit dans le cadre méthodologique du SAFe (Scaled Agile Framework). Dans cette approche agile, les équipes collaborant sur un PI sont appelées "Agile Release Train" (ART).
Traditionnellement, selon les principes du SAFe, un PI s’étend sur une période de 8 à 12 semaines. Toutefois, si vous n’adoptez pas à la lettre ce framework, vous pouvez ajuster cette durée en fonction des besoins de votre organisation, par exemple en choisissant un cycle trimestriel.
Cette flexibilité n’exclut pas la possibilité de maintenir des sprints plus courts et des livraisons régulières, assurant ainsi un rythme itératif pour l’équipe de développement.
Voici un schéma qui rend cela tangible :
VISUEL
En passant à l’échelle, pour aligner une entreprise sur ses projets stratégiques ou vitaux, on recommande fortement de choisir le rythme du trimestre Le soleil nous propose un rythme trimestriel pour les saisons, les financiers nous proposent un rythme trimestriel pour les publications financières, pourquoi ne pas s’inscrire dans un rythme naturel pour le build, pour les projets ?
La pratique de gestion de projets à large échelle qu’est le PI Planning recèle bien des avantages - et ce, que ce soit pour des équipes qui suivent le manifeste agile à la lettre ou non.
Grâce à un PI Planning bien huilé, vous pouvez notamment :
Par conséquent, le PI Planning vous permet également de contrôler le budget de vos projets et produits de plus près.
En somme, le PI Planning est une pratique de développement itératif pour accélérer la livraison de valeur de vos projets, et rentrer dans une démarche d’amélioration continue.
Mais pour bénéficier de ces avantages, vous devez comprendre comment mettre en place un PI Planning at scale bien ficelé. Bonne nouvelle : c’est exactement ce que cet article vous dévoile !
Découvrez ici à quoi ressemblent deux journées-types de PI Planning.
L’une des clés du succès d’un PI Planning est de réussir à instaurer un environnement où chacun se sent libre de partager ses contraintes, pour planifier collectivement l’avenir du projet sur la période à venir.
Simple sur le papier. Véritable challenge pour les organisateurs qui doivent “sentir” les moods de l’entreprise et veiller à distribuer la parole tout en relançant en permanence pour rechercher les compromis.
Ne pas se mentir lors de ces moments est essentiel. Baser les réflexions sur les data objectives disponibles n’empêche pas de faire des paris raisonnables aussi.
Le point de vue du verre à moitié plein sera un allié pour toujours avancer dans la résolution des complexités du portefeuille.
Pour ce faire, utilisez pendant le PI Planning des outils collaboratifs, qui permettent de structurer les échanges et de montrer que la parole de chacun est prise en compte.
Utilisez :
Veillez également à rappeler les règles du PI Planning dès que vous lancez la réunion. Rentrez dans le détail, en mettant par exemple en avant les couleurs des différents post-its à utiliser sur les tableaux (selon qu’il s’agit de risques, de jalons clés, de features, de user stories…).
Ces règles seront transmises en amont des prises de parole, auprès de chaque équipe, qui pourront également préparer le terrain habilement.
Et c’est le rôle de l’animateur du PI Planning, le Release Train Engineer (RTE), que de réussir à distribuer la parole équitablement, pour assurer des échanges sereins.
L’équilibre précaire, notamment dans les premières expérimentations, entre des objectifs raisonnables et un impact total ne doit pas décourager. Un PI Planning c’est un process qui est apprenant pour toutes les parties. Veiller à cibler l’objectif qui résout un des maux les plus partagés par les équipes.
En tout début de PI Planning, c’est le Release Train Engineer qui prend la parole pour introduire la réunion. Il présente l’agenda des journées à venir, et met en avant les objectifs à atteindre.
“Voici tous les enjeux que le PI nous permet d’adresser, mais pour ces premières mises en œuvre, nous allons focaliser sur …”
Puis il présente la vision du PI à venir, en se basant sur les priorités stratégiques qu’il a collectées en amont de la réunion (on vous en dit plus à ce sujet dans la suite de l’article !).
Enfin, l’introduction se termine par un rappel des enjeux stratégiques et des inflexions à prendre en compte dans la période à venir, une présentation détaillée du backlog et des fonctionnalités ou livrables prioritaires à planifier pour la période à venir.
Lors de la deuxième demi-journée du PI Planning, chaque équipe lance son workshop de planification. L’idée : planifier les livraisons des différentes fonctionnalités pour le PI à venir, en détaillant chaque user story, et en donnant une estimation des efforts à fournir.
Chaque équipe analyse également les dépendances qu’elle pourrait rencontrer avec d’autres équipes, et planifie les itérations en fonction de sa capacité et des priorités des features à sortir.
VISUEL
Lors de cette étape, le Scrum Master aide chaque équipe à prioriser, à organiser le travail. C’est bien de constituer une équipe de référents ultra-engagés dans la réussite de l’événement et multi-équipe pour contrer le côté gourou illuminé qui colle trop souvent aux basques d’un Scrum Master…
Veillez à la présence d’un représentant des sponsors business dans toutes les phases du PI. Les big boss au début et à la fin, les “sachants” experts métiers au coeur des échanges.
Lorsque les ateliers de planification sont terminés, chaque équipe présente son plan à tout le train agile. Collectivement, les dépendances sont validées, et les plans de chaque équipe sont ajustés pour éviter que ces dépendances ne créent des goulots d’étranglement.
Veiller à ce que ces dépendances ne restent pas sur le paper board jusqu’au prochain PI, mais intégrez-les directement dans vos outils de suivi des projets et des produits.
Pendant la troisième demi-journée, les participants du PI Planning analysent les risques que les projets vont probablement rencontrer, et qui mettraient potentiellement à mal les livraisons. Ces risques sont généralement classés par ordre de priorité. Puis le collectif met en place des actions pour atténuer ces risques.
Une nouvelle fois une attention particulière sera mise sur l’usage de cette matière riche (les risques) qui émerge lors des PI Planning. Choisissez une solution qui rend visible ces risques au cœur même de votre gestion des portefeuilles, programmes, projets et produits.
Pendant la dernière demi-journée de PI Planning, les plans d’équipes sont finalisés. Les représentants des métiers font part de leur feedback sur ces plans, et des ajustements finaux sont apportés si besoin.
VISUEL
Alors, ça passe ou pas dans les prochains quarters ?
Puis tout le monde participe à un vote de confiance : les équipes s’engagent ainsi à s’aligner sur le plan qu’elles ont défini. Dans des cas très rares, si le vote de confiance est très bas, il peut être décidé de retravailler les plans. Mais généralement, les ateliers de planification et l’étude des interdépendances a permis d’obtenir un plan carré, adopté par tous.
Vous l’aurez peut-être déjà compris : un PI Planning réussi, c’est une réunion qui ne laisse rien au hasard, et qui est bien planifiée en amont. Voici quelques étapes-clés par lesquelles passer pour un Program Increment Planning sans accroc.
Tout d’abord, vous devez établir une liste des participants à votre PI Planning. Toutes les parties prenantes de votre projet doivent être présentes - mais attention : il s’agit de réunir aussi les personnes qui sont réellement décisionnaires.
Sinon, vous prenez le risque d’aligner les équipes qui font et celles qui organisent sans impliquer celles et ceux qui décident. Gros warning : vous partez mal et allez créer des attentes fortes. Pas de sponsor, pas de PI.
Doivent être présents à votre séance de planification :
En préparant votre PI Planning, vous devez déterminer quelle est la vision qui va guider la période que vous devez planifier. l’idée : aligner tout le monde autour de la transformation que votre entreprise va vivre à l’avenir.
Prenez en compte l’environnement dans lequel votre entreprise évolue et va évoluer dans les temps à venir. Votre vision peut être basée sur des éléments positifs (comme des projets innovants que l’entreprise va mener), négatifs (comme l’arrivée de nouveaux concurrents sur votre marché), ou encore sur des contraintes (comme une nouvelle réglementation).
Allez également parler avec les directeurs métiers impliqués, et demandez-leur quelles sont leurs priorités stratégiques, et les points de friction qu’ils auront besoin d’aborder pendant le PI Planning.
Notez que la vision que vous allez communiquer aux participants de votre PI Planning n’impacte pas forcément la période à venir. Il s’agit surtout d’une grande ligne directrice qui doit guider la priorisation des actions à venir.
Même si le PI Planning a pour but d’identifier les blocages qui pourraient interférer dans votre projet, prenez le temps si possible d’anticiper ces blocages lors de votre préparation.
Pour cela :
Vous le savez : la gestion de projet à grande échelle demande une logistique considérable. Et c’est également le cas pour l’organisation d’un PI Planning !
Prenez le temps de :
Lancer la démarche itérative du PI Planning dans une entreprise est un véritable acte de communication. Vous devez faire en sorte que vos participants soient prêts à s’y engager fermement, dans la durée, et qu’ils comprennent les bénéfices qu’ils pourront en tirer.
En effet, les développeurs sont souvent habitués à travailler de manière incrémentale, grâce à des méthodes agiles. Mais les métiers, eux, ont souvent plus de mal à mettre en place une méthode de planification aussi fine et détaillée.
D’où le fait que vous devez mener une conduite du changement assidue, en communiquant de manière motivante. Levez les freins de chacun en amont de la réunion, et rappelez à tous les avantages de ce mode de fonctionnement.
Un PI Planning efficace ne repose pas uniquement sur la méthodologie : les bons outils font toute la différence. Sans une préparation rigoureuse et un suivi structuré, cet exercice peut vite devenir une perte de temps, avec des engagements flous et des dépendances mal gérées.
C’est là qu’un outil comme Airsaas prend tout son sens. Avant même le PI Planning, il permet de préparer en amont la capacité des équipes, de prioriser les features clés et d’anticiper les dépendances. En donnant une vision claire des objectifs et des ressources disponibles, Airsaas facilite la revue des initiatives et aligne les parties prenantes sur ce qui est vraiment faisable sur le trimestre à venir.
Pendant l’événement, Airsaas structure la planification en rendant visibles les arbitrages et les engagements pris. Plus besoin de jongler avec des dizaines de tableaux : tout est centralisé, lisible et actionnable. Et après le PI Planning, il assure un suivi en continu des engagements et de l’exécution des projets, pour éviter les dérives et ajuster les priorités en fonction des réalités terrain.
Un PI Planning réussi, c’est une préparation solide, une exécution fluide et un suivi rigoureux. Avec Airsaas, vous donnez aux équipes IT et métiers un cadre clair et pragmatique pour que leurs efforts soient réellement alignés sur la stratégie de l’entreprise.
Intéressé ? Découvrez Airsaas, et demandez votre démo dès maintenant.
