Que vous appliquiez les méthodes agiles ou non, et que vous fassiez de la gestion de projet informatique ou non, le concept de Program Increment Planning peut vous intéresser.
À la clé : des projets longs mieux cadencés, des équipes mieux alignées et plus motivées, et des délais mieux respectés.
Mais encore faut-il savoir comment préparer et animer un PI Planning de manière efficace…
Bonne nouvelle : ici, des experts du sujet ont rassemblé pour vous leurs bonnes pratiques en la matière, pour que vous sachiez ce que vous devez faire en amont, pendant et après votre PI Planning.
Prêt à vous lancer dans la mise en œuvre ? Grâce à nos experts, vous allez gagner beaucoup de temps et éviter les pièges qu’ils ont eux-même pu rencontrer.
Commençons par rappeler une courte définition de ce qu’est un PI Planning, aussi appelé Planning Interval Planning depuis la version 6 de SAFe.
Un PI Planning est une cérémonie, définie à l’origine dans le framework agile SAFe, dont l’objectif est de planifier collectivement le travail à mener sur une période de temps dite “Program Increment”.
Cette réunion permet de répondre à un besoin d’alignement des équipes, notamment dans le cadre d’une gestion de projets transversaux et interdépendants. Vous faites émerger les dépendances cachées rapidement. Elle aide également à anticiper et éviter les goulots d’étranglement, et à donner de la perspective long-terme aux équipes pour les motiver. Vos équipes manquent de sens ? Se lancer dans l’aventure du PI planning, c’est un bon moyen d’y remédier !
Dans l’approche agile SAFe traditionnelle, un Program Increment dure 8 à 12 semaines.
Cependant, sa temporalité doit être adaptée à celle de votre organisation. Par exemple, vous pouvez définir un PI d’un trimestre - ce qui n’empêche pas que les sprints conservent toujours le même rythme d’agilité, avec des livraisons plus fréquentes de l’équipe de développement.
Et pour mener à bien votre propre PI Planning, c’est parti pour la découverte des différentes étapes à mener !
La préparation : voilà la première clé de succès d’un PI Planning. Les étapes suivantes vous aideront à arriver bien outillé à votre réunion.
Dans un premier temps, le chef de projet, le Product Manager, les Product Owners et toutes les parties prenantes du projet doivent préparer une vision claire et des objectifs pour le prochain Program Increment.
Commencez donc par recueillir et identifier les priorités business avec les business owner et les résultats attendus pour ce PI.
Pensez également à préparer une vision claire qui régit les projets. Celle-ci est cruciale pour mettre du sens dans le travail des équipes. Par exemple, il peut s’agir de la stratégie de l’entreprise à plus ou moins long-terme, ou de risques qu’il y a à ne pas mener les projets à bien. L’intervention de top sponsors de l’organisation peut être requise et préparée afin qu’ils portent eux-mêmes les grands changements stratégiques.
Dans un deuxième temps, il s’agit de rassembler toutes les informations dont vous allez avoir besoin pendant le Program Increment Planning. Objectif : obtenir une vision précise de ce qui a déjà été fait, et vous projeter dans les missions de chacun lors du prochain PI.
Pour cela :
Pour vous aider dans la préparation de votre PI Planning, AirSaas a développé les fonctionnalités de quarter plan et priorisation. Découvrez l’outil dès maintenant !
La réussite d’un Program Increment Planning est également conditionnée par la présence des bonnes parties prenantes à la réunion.
Assurez-vous que toutes les équipes, les Scrum Masters, les Product Owners, les responsables métiers (business owner en novlangue SAFe), les architectes et les managers participent.
Doivent notamment être présents :
L’état d’esprit positif et pragmatique des participants est à travailler autant que la liste des invités. Prenez du temps en amont avec les sceptiques, levez leurs peurs et identifiez leurs complexités. Cadrez les Jean-Michel Jamais Content, au besoin en préparant avec leur manager direct et en passant un deal malin : un enjeu perso craqué contre une modération générale.
Une personne seule peut abîmer l’impact d’un PI, surtout dans les premières mises en œuvre. Ne soyez pas bisounours.
La logistique est l’un des éléments clés pour qu’un PI Planning se passe au mieux.
Assurez-vous d’abord que les participants (le chef de projet, les Product Owners, les Product Managers, les Scrum Masters, et les Business Owners) soient disponibles à la date déterminée. Le Seigneur de La Palice n’aurait pas dit mieux, mais vérifier deux fois, c’est bien. Réservez les jours du PI Planning dans leur agenda au moins deux mois en avance.
Si ces personnes doivent se déplacer pour le PI Planning, assurez-vous des horaires, ou encore de la proximité d’un hôtel.
Tips Airsaas : Dans les bonnes pratiques, vérifiez si les dates fixées bien en amont ne permettent pas à vos invités de planifier des team meetings ou autre sur les jours précédents ou suivants. Un deal avec l’hôtel du coin, c’est toujours ça en moins sur le budget.
Dans un deuxième temps, veillez à réserver une salle adaptée au PI Planning si celui-ci a lieu en physique. Elle doit pouvoir contenir tous les participants. Prévoyez des salles annexes pour traiter les problèmes qui peuvent apparaître en séance. Réfléchissez aussi au plan de table le plus adapté : qui doit être à proximité de qui pour mener les échanges à bien ?
Enfin, prévoyez un agenda détaillé, incluant la durée de chaque session, et partagez-le en amont (ainsi que les consignes du PI Planning) à toutes les parties prenantes.
Vous optez pour le PI Online ? Ne sous-estimez pas la complexité de la logistique. Salles, qualité des visios, soft collaboratifs pour les workshops… Des tests et une répétition générale le jour précédent paraissent indispensables. Nous déconseillons personnellement de mener vos PI Plannings à distance !
Pour réussir votre PI Planning, vous devez disposer d’une méthodologie bien huilée, mais aussi des outils appropriés pour préparer et suivre votre planning. Sans ce type d’outil, vous pouvez rapidement perdre de vue les engagements de chacun, ou bien les dépendances entre les projets.
C’est là que la plateforme Airsaas entre en jeu.
Grâce à Airsaas, les équipes IT métiers et les métiers ont un cadre pragmatique, clair, pour aligner leurs efforts sur la stratégie de votre organisation.
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C’est parti pour une ou deux journées costaud ! Voici comment en sortir avec un Program Increment bien cadencé, réaliste et motivant pour toutes vos parties prenantes.
Le Release Train Engineer (RTE), soit le facilitateur de la réunion, fait l’introduction de la réunion. Il présente l'agenda du PI Planning, les objectifs et les attentes. Une fois l'événement lancé, chaque équipe se prépare à commencer la planification en détail.
Ne confiez pas cette tâche à Jean-Paul Malaisant ou Christine Tourne-en-rond… vous voyez le risque ?
Puis vient le moment de présentation de la vision du Program Increment. Les parties prenantes clés, comme le Product Manager et les responsables des différents domaines, présentent les objectifs du PI, sa vision, la feuille de route et les priorités stratégiques. Cela permet aux équipes de comprendre la direction à prendre en fonction des attentes.
Invitez les business owners, les directeurs métiers, même des big boss s’il le faut. Donnez le poids nécessaire à ces interventions, qui sont la raison d’être de votre événement. Vous éviterez les sur-complexifications inhérentes à nos projets et produits compliqués. Remettez le business au centre du village.
Enfin, le RTE présente le backlog, les fonctionnalités et leur priorisation de manière détaillée.
Dans la deuxième demi-journée, les ateliers de planification par équipe sont lancés. Chaque équipe agile se réunit pour planifier les fonctionnalités qu'elle va livrer pendant le PI. Cela implique de détailler chaque user story, ou chaque jalon et d'estimer les efforts nécessaires.
À cette étape, le rôle du Scrum Master est essentiel. Il facilite les discussions, aide à résoudre les blocages et à les prioriser.
Lors de ces ateliers, les équipes doivent également identifier et gérer les dépendances entre les features ou les jalons - par exemple en utilisant un tableau visuel ou un outil, comme Airsaas et ses smart views timeline qui permettent de les visualiser et de les rendre compréhensibles à tous.
À la fin de la planification, les équipes se réunissent pour présenter leurs plans aux autres équipes participantes. L’objectif : valider les dépendances, clarifier les questions ouvertes et ajuster les plans si nécessaire.
Toute dépendance identifiée pendant la présentation des plans doit être clairement gérée, soit par un ajustement de plan, soit par un travail de coordination inter-équipe. Les équipes collaborent pour gérer les conflits ou priorités communes.
La prochaine étape du PI Planning consiste à identifier les risques potentiels et les obstacles qui pourraient compromettre le succès du Program Increment.
Pendant la troisième demi-journée, chaque équipe travaille également sur des actions pour atténuer les risques identifiés, et propose des solutions. Les risques sont généralement classés par ordre de priorité (par exemple, selon leur probabilité et leur impact).
Des risques historisés et visibles par tous doivent être l’un des objectifs de ces PI. Travailler en équipe pour retourner aussi sec dans son silo, c’est bêta.
Lors de la dernière demi-journée de PI Planning, les plans sont finalisés. Chaque équipe partage ses plans et reçoit un feedback de la part des Business Owners, qui les valident.
Une fois les ajustements effectués, les équipes s'engagent sur leur plan. Cela peut se faire par un vote de confiance, ou un autre mécanisme permettant de s'assurer que les équipes sont alignées et qu'elles ont bien pris en compte les dépendances.
Si le vote de confiance est très bas, il est possible de devoir réaliser un nouveau travail sur les plans. Mais rassurez-vous : cette situation est extrêmement rare.
À la fin du PI Planning, il est essentiel de réaliser une rétrospective pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui peut être amélioré dans le processus. Pour ce faire, vous pouvez mener un ROTI. Cela aide à rendre les itérations futures plus efficaces et à ajuster le processus pour les prochains PI Plannings. Vive la logique d’amélioration continue !
Le DAKI fonctionne aussi, et il est nativement inclus dans la plateforme Airsaas. Plus simple si vous êtes déjà outillés.
Votre Program Increment Planning est fini. Que faites-vous maintenant ? Si vous suivez la méthodologie SAFe, l’essentiel des étapes à suivre est décrit dans la documentation exhaustive du framework. Si vous n’êtes pas familier du process, voici ce qu’il faut faire.
Rassemblez tous les objectifs du Program Increment ainsi que les plans, et communiquez-les aux différentes parties prenantes. Chacun doit savoir ce qu’il a à faire, dans quels délais, pour organiser son équipe dans les meilleures conditions de succès.
Votre plan dans un Sharepoint caché, ce ne sera pas utile. Optez pour des solutions simples qui rendent vos plans compréhensibles et à disposition des équipes et des boss.
Vous n’avez pas déployé toute cette énergie, mobilisé tant de cerveaux, pour garder les inputs pour vous.
Tout au long du PI, un suivi continu est nécessaire pour s'assurer que les équipes respectent le plan et que les obstacles sont levés rapidement.
Pour ce faire, mettez en place les rituels nécessaires :
Vous avez créé lors du PI Planning une data sur vos projets et produits de grande qualité : veillez à ce que cette donnée soit exploitée en continu par toutes et tous.
L’écueil rencontré par beaucoup d’équipes, les infos restent sur des post it sur Miro ou sur un paper board pris en photo, et six mois après, on recommence à identifier des dépendances ou des risques qu’on avait déjà levés.
Vous êtes désormais prêt pour lancer ou optimiser votre prochain Program Increment Planning !
Remercions encore Elodie Clémentine et Michel qui ont pris le temps de nous partager leurs bonnes pratiques.
Vous comptez opter pour un PI planning trimestriel et plutôt axé sur les projets et produits transverses ? Découvrez comment Airsaas accompagne ses clients dans la préparation, l’animation et le suivi de leurs PI Planning ou quarter plans.
