Le Facility management englobe les services essentiels pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Il regroupe une grande liste de tâches. Mais le Facility Management ne s’attache pas uniquement à la réalisation de ces différentes missions. Il possède un impact important sur l’entreprise du point de vue opérationnel et économique. Airsaas vous aide à comprendre cette notion.
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Afin qu’une entreprise fonctionne de manière optimale, elle a besoin du Facility Management. Celui-ci regroupe les services généraux comme l’accueil, la gestion du courrier, la restauration d’entreprise, l’entretien des équipements et des bâtiments, etc. Les services généraux agissent pour le bien-être de tous les collaborateurs, ils travaillent en toute discrétion et avec efficacité.
Le Facility Management et les services généraux : quels sont leurs liens ? En principe, les services généraux sont intégrés à l’organisation intérieure de l’entreprise. Ils sont répartis en un ou plusieurs départements (son nombre dépend de l’ampleur de la société). Au sein d’une société, il est par exemple possible de voir un département logistique, sécurité, courrier, etc. C’est dans ce contexte qu’intervient le Facility Management. Avec ce concept, la notion de service prend une nouvelle dimension. Chaque service doit être géré de manière optimale afin d’apporter du confort aux occupants, aux collaborateurs et aux clients.
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Grâce à l’externalisation, il est facile pour l’entreprise de se recentrer sur ses activités principales. Il suffit d’externaliser certains services auprès d’un professionnel spécialisé.
Dans l’exécution des services du Facility Management, il est nécessaire d’investir dans la formation du personnel et de l’achat des équipements nécessaires. Cet investissement peut requérir du temps et de l’argent. Pour ne pas avoir à traiter certaines tâches et pour générer des économies, il suffit de les externaliser.
Cette solution est adaptée pour les entreprises qui n’envisagent pas d’augmenter leur effectif ou qui n’ont qu’un budget limité. En optant pour l’externalisation, il est plus aisé d’optimiser le personnel. Ce système va permettre d’assigner les employés à une tâche plus importante.
L’externalisation vous évitera de former votre personnel à un domaine qui ne fait pas partie de votre cœur de métier.
Si vous avez besoin d’un service en particulier, vous n’avez qu’à le confier à un prestataire ou à un sous-traitant. Les services externalisés pourront être exécutés par des professionnels en la matière. Ces derniers mettront leur connaissance et leur compétence au service de votre entreprise. De plus, les tâches externalisées seront exécutées de manière professionnelle. Elles seront également conformes aux dernières tendances. Ce sera l’occasion d’apporter des changements au sein de vos locaux et de les améliorer en vue d’atteindre votre objectif.
Grâce à ce concept, l’entreprise pourra facilement se focaliser sur son cœur de métier et devenir plus performant. Le Facility Management apporte également différents avantages du point de vue financier. Il permettra de répartir les dépenses liées aux services généraux. Les PME pourront profiter de ce système lorsqu’elles n’ont pas les moyens suffisants pour recruter des personnes à plein temps.
Il existe différentes sortes d’externalisation des services de Facility Management. Vous avez la possibilité d’externaliser séparément chaque service et de les confier à différents établissements. Vous pouvez également le confier à un seul prestataire.
S’il s’agit d’externaliser un simple métier, il suffit de faire appel à un prestataire spécialisé. Pour ne pas avoir à mobiliser des ressources pour la maintenance, il faut faire appel à un prestataire. C’est par exemple utile pour la maintenance ou pour l’entretien. L’entreprise pourra solliciter les services d’une entreprise de maintenance ou de nettoyage pour l’entretien des locaux.
Cette option s’applique pour la gestion immobilière, pour la sécurité et pour l’environnement. Plus précisément, cette externalisation s’intéresse à la maintenance des actifs techniques. Elle intervient dans la gestion du bon fonctionnement des services proposés directement aux salariés. Parmi cette catégorie, on retrouve par exemple :
Cette alternative concerne les activités de gestion d’énergie et des fluides, le contrôle et la maintenance des bâtiments et des équipements. Les locaux et les équipements de l’entreprise doivent être conformes aux normes légales et respecter les contrôles réglementaires. Cela permet de garantir la sécurité ainsi que le bien-être des salariés. La maintenance des installations s’effectue à travers différentes actions comme :
L’ensemble des services à externaliser (multiservice et multitechnique) est confié à un seul prestataire. Ce dernier peut aussi procéder à la gestion des coûts liés à ces services ainsi qu’au contrôle qualité.
Avant de choisir un modèle d’externalisation en particulier, il faudra prendre en compte les stratégies de votre entreprise. Votre choix doit être orienté en fonction de la taille, du profil et de la structure organisationnelle de votre établissement. Une fois que ces éléments sont définis, vous devrez ensuite déterminer les moyens dont vous disposez et les services à sous-traiter.
Dans l’approche moderne du Facility Management, il faut prendre en compte l’intégration d’un système informatique. Dans ce contexte, vous pouvez vous servir d’un logiciel collaboratif de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). Cette option permet :
Grâce à la GMAO, les équipes concernées pourront accéder à une vue exhaustive des tâches à exécuter. Ainsi, il sera plus aisé de s’organiser. Cela va également optimiser :
En se servant d’une GMAO, il est possible d’analyser l’origine et la fréquence d’un problème. Il sera alors plus facile de mettre en place des actions proactives de maintenance préventive. C’est un moyen qui permet aussi de faire un diagnostic plus rapide dans le cas de l’apparition d’un incident. Grâce à la maintenance active, il est possible de prolonger la durée de vie des installations.
Avec le GMAO, la productivité des employés peut augmenter. Il facilite aussi la communication en interne, car il permet aux membres de l’équipe de consulter et de partager des informations. Ce système permet de faciliter la prise de décision. Le responsable des équipes pourra renforcer le suivi de son équipe. Il aura accès aux informations concernant les interventions passées et futures. Ce qui va faciliter la coordination et la prise de décision.
En utilisant le GMAO, les données sont stockées, ce qui va permettre d’accéder à un meilleur reporting. Grâce aux informations à votre disposition, vous pourrez continuellement adapter la stratégie de votre entreprise.
Si l’on adopte ce concept de manière générale, on peut dire que le Facility Management est la gestion de lieu contenant des installations et des activités associées. D’après l’international Facility Management Association, le Facility Management requiert onze compétences essentielles, à savoir dont :
Il se peut que vous souhaitiez maintenir toutes les activités au sein de votre entreprise. Pour cela vous devrez donner à votre Facility Manager les outils nécessaires pour réussir ses missions. Pour ce faire, il est possible de recourir à un logiciel de Facility Management. Ainsi, le Facility Manager pourra aisément voir le bon déroulement des activités, assurer la sécurité des employés, etc.
Les missions du Facility Manager requièrent une bonne coordination. En disposant des bons outils, il pourra réaliser ses missions de manière optimale. En plus de gérer l’entretien des bâtiments, il possède encore des responsabilités plus importantes. Il lui revient d’assurer une gestion efficace de l’aménagement des installations et le respect des normes gouvernementales et industrielles.
En disposant des bons logiciels, votre Facility Manager pourra avoir une meilleure visibilité sur le planning de ses collaborateurs. Il aura également la faculté de modifier le planning de chacun en cours de journée. Il sera plus aisé de redéfinir les priorités. Ce sera plus facile de maximiser le taux de charge des techniciens et d'optimiser les interventions. Au besoin, ce responsable pourra également se servir d’un dispositif d’intelligence artificielle. Ce dernier est capable de proposer un meilleur planning. Le planning établi prendra en compte de différentes données comme la compétence, la disponibilité des techniciens, le niveau de stocks des pièces, etc.
Les logiciels aideront aussi à détecter les failles, ce qui permettra au responsable d’anticiper les actions à mener. En servant de bons outils, le Facility Manager prendra aisément connaissances des dysfonctionnements en interne. Il saura si un ascenseur est en panne, une porte est bloquée, une climatisation est défaillante, etc. Il pourra éviter qu’un service soit pénalisé à cause d’un détail technique, puisqu’il pourra déployer ses ressources rapidement. Comme il dispose d’une vue globale sur le fonctionnement de l’entreprise, il pourra voir en temps réel l’état d’avancement des interventions des techniciens ou de son équipe. Il est apte à prendre les actions adaptées à chaque situation.
Pour faciliter les interventions, certains logiciels sont adaptés aux appareils mobiles comme un smartphone ou une tablette. Cette application va envoyer au technicien une notification qui l’avertit en cas de changement de son planning. Il pourra également consulter son smartphone pour connaître la fiche d’entretien ou la documentation de l’appareil qu’il doit entretenir. Ces informations seront accessibles même si le technicien se situe dans une zone sans réseau ou s’il est en mode déconnecté. En disposant des connaissances nécessaires sur des équipements ou des domaines spécifiques, il sera plus facile d’agir. Le technicien sera plus performant, et ce même s’il traite le site pour la première fois. C’est également un moyen d’assurer la continuité des services.
L’application mobile permettra aussi de retracer le temps de travail du technicien. Il pourra aisément déclarer la durée de ses interventions, de ses déplacements ou de son temps de pause. Lorsqu’il a fini une intervention, il suffira de l’indiquer sur l’application. Il pourra même ajouter des preuves visuelles pour démontrer que sa mission a été exécutée dans les normes.
L’utilisation de logiciel pour le Facility Management contribue à limiter les sources d’erreurs. Cela permet de réduire les contentieux entre le Facility Manager et son équipe ou l’équipe de sous-traitants. Les tâches effectuées sont horodatées. Cette traçabilité permet alors d’éviter les conflits. La digitalisation est bénéfique pour le suivi administratif. En effet, une fois que le compte rendu du technicien sera envoyé, il est plus facile de voir ses prestations et leur temps de travail. La facture associée au service sera alors automatiquement déclenchée.
Avec l’évolution constante du monde de l’entreprise, le Facility Management possède une grande place concernant le bien-être des employés au travail. Ce processus tend à se digitaliser pour offrir une meilleure performance aux acteurs du Facility Management. Airass peut vous accompagner et vous proposer des solutions digitales qui répondent aux besoins de votre organisation.
