Copiloter la stratégie et les opérations grâce à AirSaas + Asana - Groupe Intuis

Avant / Après AirSaas

Le contexte : chiffres clés, entreprise etc.

Intuis France est une entreprise dans le domaine du confort thermique qui a plus de 70 ans d'ancienneté, très présente sur le tissus industriel français et même certifiée « Origine France Garantie » !  En chiffres : 200 M€ de CA - plus de 1 000 collaborateurs - 120 ingénieurs et chercheurs - 6 usines implantées dans les Hauts-de-France, dans le Grand Est et dans les Pays de Loire - 5 centres de recherche et développement - 3 centres de formation.

Entrée dans le groupe Intuis après une mission de un an, en tant que manager de transition. Aurore Butrot est aujourd’hui Directrice des Systèmes d’Information et membre du COMEX. Cliente utilisatrice de la solution AirSaas elle n'hésite pas à parler franchement des challenges qu'elle a rencontrés en tant que DSI, afin que les leçons qu'elle a tirées de ses expériences profitent à ses pairs.

Le Challenge : simplifier et partager les process de la DSI pour embarquer les équipes

Programme de transformation, reporting, gestion de projets transverses, acculturation des équipes...Parmi tous les enjeux, le fil conducteur a été celui de la simplification des activités IT, pour adresser trois enjeux : rétablir la confiance entre les équipes IT/Métiers. Développer une culture projet homogène et apporter de la cohérence dans la gouvernance de la feuille de route des projets pour embarquer et impliquer les équipes.

Défiance, culture projet hétérogène et faible adoption des process 

Comme de nombreuses organisations, la gestion de projet d’Intuis manquait de méthodologie, de maturité en quelque sorte. A des degrés divers,  on y retrouvait les symptômes suivants : 

• Défiance dans la relations entre métiers et IT 
• Des listes d’idées et de besoins souvent transmis au fil de l’eau
• Un manque global de cadrage, 
• L’absence de référentiel commun. 
• Un manque de régularité dans les rituels “Quand j’ai le temps je remplis un peu le ficher excel”. 
• Un relatif déficit de pédagogie de la structure envers les utilisateurs finaux sur les process de changements 
• Enfin une adoption des process faible :  “seuls ceux qui étaient dedans mettaient à jour l’outil”. 

Gouvernance “noyée” et non partagée avec le COMEX  

Le défi a été d’apporter de la lisibilité et de la compréhension aux membres du COMEX et au DG pour recréer de la cohérence par rapport à l’organisation stratégique donnée afin de faciliter leur gouvernance et priorisation.

En effet, avant la mise en place d’AirSaas, le processus de gouvernances était en partie noyé dans les différents échanges informels réalisés via des messages e-mails, Teams, des comptes rendus de réunions. Cet éparpillement se retrouvait également à un niveau plus global, dans l’organisation du groupe, relativement siloté et peu agile.  
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Aurore souligne que “les projets manquaient d’arbitrages pour avancer”.  Le maître mot était de simplifier les process en proposant une vue synthétique de l’activité. 

La solution : AirSaas + Asana pour co piloter gouvernance et gestion de projet, en alignant l’IT, la direction et les métiers !

Créer un référentiel commun 

Avant la mise en place de cette démarche, le sentiment dominant au sein des équipes métiers était le suivant : “Si je demande à l’info ça ne va pas avancer je l’aurai pas dans les délais et ce ne sera pas ce que j’ai souhaité”.  

Pour les équipes de la DSI, le ressenti portrait quant à lui sur des défauts de cadrage et des projets à objectifs variables permanents de la part des métiers.

Avec AirSaas cela a été assez facile de montrer que si les projets n’étaient pas tenus dans les délais et budgets c’était pour plusieurs raisons : manque de méthodologie, mauvais cadrage, attente de validations…

“Quand on arrive en fin de projet, si on ne sait pas tracer cet historique et donner ces explications, il en résulte une perte de crédibilité : on dit c’est l’info, c’est normal, ils sont en retard”.

Très vite Aurore a pu embarquer les équipes métiers dans une relation de “donnant-donnant” basée sur plus d’objectivité. “En échange de la transparence, les projets devaient être cadrés, sans objectifs qui varient constamment.” explique Aurore

“AirSaas a permis de tout lister, l’outil reste factuel en gardant des traces sur ce qu’on est en train de faire. Je ne sais améliorer que ce que je peux mesurer !”.  

Au bout d’un mois l’entreprise a acté qu’elle allait se baser sur AirSaas pour se donner un  cadre centralisé, ordonné, planifié et partagé pour la gestion des besoins/demandes et projets. 

De plus, “Cela a également contribué à renforcer la transversalité entre les projets marketing et techniques et permis de faire un pont entre ces deux mondes. L’objectif était d’embarquer les non-informaticiens et d’aller à l'essentiel.

Synchroniser l'outil de  gouvernance partagée avec une solution complémentaire en GDP comme Asana

Après cette mise en place de la solution de gouvernance projet, très vite, Aurore a cherché un outil pour aider les équipes métiers à aller sur sa gestion de projet et de tâches. “Une fois qu’on casse ces silos il y a une organisation qui doit s’adapter autour et des outils plus adaptés à mettre en place et faire adopter.” L’important étant pour elle : “de privilégier des outils que les utilisateurs finaux veulent utiliser et ce, sans recopie d'information”. 

La première équipe avec laquelle cette organisation a été mise en place a été l’équipe marketing avec laquelle un projet de Product Information Management (PIM) était à mener. Au fur et à mesure du temps, après les équipes Marketing, Aurore a pu embarquer d’autres référents métiers sur des projets ponctuels en utilisant cette architecture de suivi de gouvernance avec AirSaas +  Suivi de l’exécution avec Asana.

À la question de savoir pourquoi avoir choisi une intégration en mode best of breed Asana+AirSaas versus un outil “all in one” ? Aurore souligne qu’elle n’a pas trouvé de tout en un, combinant les visions opérationnelles et stratégiques de façon lisible pour les différentes audiences.

« Quand on est dans l'exécution, on a besoin de rentrer dans le détail, de lister toutes les tâches, de faire son chemin critique, de planifier à court terme. Asana est adapté à ces besoins. Quand on est dans le pilotage, la gouvernance on a besoin d'abstraction, de connaître l'avancée des projets, des décisions, sans avoir à rentrer dans le détail des tâches. AirSaas est la solution que nous avons choisie pour ces autres usages». 

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Cette solution “best of breed” versus “tout en 1”, a été le levier clé pour embarquer les métiers dans ces usages.

Embarquer les membres du COMEX, en abordant la transformation “par le haut” du portefeuille

« Les directions générales et financières attendent des cas d’usage et des retours sur investissement. Elles ont besoin de comprendre la finalité d’un projet, sans être noyées sous les détails techniques, souligne Aurore. Or Excel n’est pas le meilleur format pour alerter ni pour obtenir l’attention du comité de direction. »

Pour notre DSI, plutôt qu’un fichier excel montrer le portefeuille dans un outil synthétique et ergonomique a été un levier de simplification.  « On a réussi à montrer la valeur et l’ampleur des tâches de l’équipe.»

Après la création de ce cadre de transformation commun et partagé entre IT et métiers, face à des interlocuteurs plus financiers, moins techniques, comme ceux d’un comité de direction, Aurore s’est simplifié la tâche de pilotage et gouvernance.  En entrant, non pas, par la gestion de projet et de tâches trop détaillée mais “par le haut”, par la valeur créée.  Elle a réussi à donner à voir l’essentiel et la finalité du portefeuille !  Cela a par exemple permis de montrer les projets en “tamponade” qu'il était pertinent de décaler, de garder le focus de l’organisation sur les priorités. « Plus on suit les choses de façon régulière, plus vite on peut les remettre sur le bon chemin» rappelle notre DSI.

Elle confie avoir la chance d’appartenir à un comité exécutif au cœur de la transformation. « Nos outils ne sont rien sans la démarche proposée. C’est à ce niveau qu’AirSaas a apporté un vrai plus. Cela à  permis de rendre visible la partie gouvernance / relations IT / qui était parfois noyée dans des emails et teams. L’outil à permis de montrer la réalité et d’accélérer la prise de décision.»  

Section Bonus :

Qu'est ce qui singularise AirSaas par rapport aux autres outils envisagés ? 

Pour Aurore Butrot et son équipe, AirSaas est une solution synthétique et  ergonomique  pour structurer la gouvernance de tous les projets, dans une plateforme simple et collaborative et elle en recommande son utilisation, combinée à un outil de gestion de projet “survitaminé” comme Asana.

Votre fonctionnalité préférée ? 

Le flash report au format powerpoint.  Aurore nous le confie : “On est des très bons techniciens mais pas des bons fabricants de power point !  Ce qui marche, c’est le PowerPoint du DG ! AirSaas permet d'exporter ce fichier en un clic pour lui envoyer la veille et qu’il ait les infos lui permettant d’aller à la réunion sans être noyé ! Cela contribue au marketing de la DSI”. 

Encadré Bio Express - Aurore Butrot

Aurore a commencé le code à l'âge de 8 ans ! Elle a entamé son parcours pro par du développement, puis de la gestion de projet et enfin du management d’équipes. Ce qui l’anime aujourd’hui c’est participer à la transformation des entreprises. Organisations qui trop souvent abordent l’informatique comme étant le caillou dans la chaussure !  Pour Aurore l’équipe info est au contraire celle qui est au carrefour de tous les projets et peut contribuer à de beaux succès.
Merci à elle pour son témoignage qui peut contribuer à aider d’autres dirigeants et managers en recherche de plus d’efficacité et de plaisir !

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