Vous êtes DSI/CIO, Directeur des études, Chef de projet senior, PMO et souhaitez réfléchir à la meilleure façon de mettre en place une culture projet pour réussir votre transformation ? D'optimiser votre management de projet ? Vous êtes au bon endroit !
Après avoir lancé avec succès le podcast CIO Révolution, nous voulons créer la communauté des Pros de la Transfo. pour diffuser un savoir caché : "Le COMMENT réussir à se transformer ?" Dans ce cadre, nous vous proposons un dossier grand format, contenant une sélection d'articles pleins d'astuces opérationnelles pour aider les personnes à challenger leurs organisations de manière pragmatique et efficiente.
Savoir taper un texte sur Word fait-il de nous un bon écrivain ? Non ! De la même manière, maîtriser un outil de GP, ou un diagramme de Gantt ne fera jamais de nous un champion du management de projet.
Partage des responsabilités, parallélisation des tâches, reporting, analyse des risques...Le concept de démarche de projet traite de la manière de piloter, de l'art de se servir des outils et enfin de la meilleure approche pour coordonner l'action.
Une définition académique nous rappelle qu'un projet recouvre "l'ensemble des actions menées par une équipe de travail pendant une période prédéfinie pour réaliser ou modifier un produit ou un service afin de répondre au besoin de l'entreprise ou d'un client."
Problème : le projet, tout le monde connaît, mais, généralement, personne ne met la même définition et démarche de réalisation derrière.
Très éloignée de l'organisation classique à laquelle les entreprises sont habituées, cette démarche implique de bien prendre en compte les typologies de projets : micros, stratégiques, multiprojets, transverses, internes... Bref : de vraiment partir d'une typologie claire pour cerner les trois grands types de démarche de cadrage / exécution.
Standardiser votre démarche rendra votre culture de livraison plus efficace et répondra également au besoin d'uniformité du reporting dans l'entreprise.
Plus qu'une méthode universelle on s'intéressera ici à un ensemble, à plusieurs étapes à ne pas rater pour déjouer les pièges de la conduite de projet.
Pour en savoir davantage, suivez le guide : lisez cet article : "Comment mettre une démarche de projet dans mon entreprise".
Coopérer dans un projet transversal, c'est casser les silos de l'entreprise. Cela ne s'improvise pas. Un projet de transformation implique en effet de nombreux acteurs et processus qui sont, généralement, issus de services différents. Pas facile d'être efficace et présent sur tous les fronts !
Dans ce contexte, il faudra réinventer le management de projet, pour travailler en transversalité.
Il y a trois grands prérequis à connaître
Nous allons vous faire changer de regard sur la façon de (vraiment) collaborer sans lien hiérarchique - mais pas sans encadrement !
Construction de l'équipe transverse, rationalisation, méthode pour dérisquer : on vous dit tout sur les éléments clés d'une bonne exécution en management de projet dans l'article : Comment réussir un projet transverse ?
Peu importe votre entreprise, sa taille, et son secteur d'activité... 80% des retards sur les projets IT sont dus à un mauvais cadrage !
On va s'intéresser au contenu de la note de cadrage dans le management de projet. En quelque sorte une version préparatoire du cahier des charges, y compris sur les aspects techniques.
La note est utilisée pour optimiser la future exécution de vos projets. Pour accompagner les équipes de gestion de projet à se poser les bonnes questions (problème à résoudre, gains attendus, objectifs / programmes auxquels il contribue, critères et fonctionnalités indispensables, effort / budget que suis-je prêt à investir, etc.). Réaliser ce cadrage de façon collaborative avec le métier ou l'IT sur des canevas projets standardisés est une très bonne pratique. C'est le prix à payer pour se préparer à conduire un projet efficace !
Découvrez comment faire un bon cadrage projet dans cet article.
L'expérience nous apprend que rien ne se passe jamais comme prévu en gestion de projet. Et que, si l'on n'y prend pas garde, il y a de grandes chances qu'on "explose" les délais, les budgets - et qu'en prime, la qualité attendue ne soit pas au rendez-vous ! Plus que des aléas et imprévus, l'objectif est bien de réduire les accidents avec une vraie prise en compte et maîtrise en continu du risque.
Dans la gestion de projet classique, la pratique courante consiste à identifier, évaluer et prévenir (ou atténuer) les risques d'un projet susceptibles d'avoir un impact sur les résultats souhaités. Dans la réalité, cette pratique est souvent une action réalisée "une fois pour toutes", au moment du lancement - et, à défaut d'une vraie maîtrise, avait souvent tendance à ressembler à une usine à gaz Excel.
Pourtant, la gestion des risques n'a peut-être jamais été aussi importante qu'aujourd'hui. Au-delà de la maîtrise d'un objectif initial et du célèbre ensemble "coût-qualité-délai", comment fait-on vivre l'analyse des risques tout au long du projet ? Une analyse des risques projet vous aidera à multiplier vos chances de réussite. On vous dit tout sur le pourquoi et le comment la mettre en œuvre et surtout comment ne pas transformer ce processus vital, en usine à gaz "mortelle" !
Vous aimez les risques ? Lisez l'article le plus à jour sur l'analyse des risques projet !
Le chef de projet n'a pas pour seule mission d'assurer le suivi de l'exécution. Il est aussi impliqué dans les phases amont et de définition des actions projet.
Et à ce stade, notre meilleur conseil pourrait être de vous proposer de retarder le plaisir de lancer un chantier pour en vérifier la viabilité. Pour vérifier qu'il possède le minimum de qualités nécessaires pour parvenir à son terme.
C'est l'objet de la note de cadrage. Afin de pouvoir l'aborder dans les meilleures dispositions il devra, dans un document unique, rassembler toutes les informations clés issues des analyses techniques préalables au lancement. Un document qui lui permettra de définir le "scope" et les objectifs de son projet et d'en partager les informations essentielles avec toutes les personnes qui seront impliquées dans son déroulement.
C'est le premier "média" précis qui sera évalué par vos parties prenantes. Un élément fondamental de votre management de projet.
Ce document de synthèse s'appelle une note de cadrage. Elle présentera le contexte du projet, les objectifs à atteindre, l'organisation générale... Bref, tout ce qui sera nécessaire pour bien cadrer le projet et sécuriser sa réalisation.
Découvrez les contenus incontournables à faire figurer dans une note de cadrage : Tout savoir sur la note de cadrage projet.
Si, après plusieurs mois de travail, on se rend compte que l'on n’a pas le budget nécessaire pour amener le projet à son terme, ça fait mauvais genre... C'est pourtant l'une des causes d'échec projet les plus courantes !
D'où l'importance de savoir définir un budget et surtout de chiffrer une problématique pour prioriser les plans d'investissement.
On peut citer par exemple le piège classique d'un budget 100% "build" qui fait l'impasse sur les coûts liés à l'exploitation et la maintenance du RUN. Ou encore celui du budget statique jamais réévalué. Ou encore le grand classique : celui du budget parfait - qui omet la réserve de trésorerie afin de pouvoir faire face aux imprévus. Dans les grands programmes immobiliers du secteur du bâtiment, ce sont près de 30% des coûts qui sont ainsi provisionnés pour les aléas liés aux délais et malfaçons.
Dans l'article "Comment budgétiser un projet ?", nous vous livrons nos meilleurs conseils pour faire mieux avec les mêmes moyens afin de soigner votre porte-monnaie. Et pourquoi pas permettre au comité de pilotage d'attribuer des augmentations méritées !
Vous êtes à un clic de tout savoir sur le budget prévisionnel projet.
Le budget est le média clé dans votre démarche de projet. Au-delà de permettre d'avoir une visibilité détaillée sur l'ensemble de recettes et des dépenses de votre projet. Grâce à lui, vous pouvez anticiper les obstacles que vous pourriez rencontrer et fixer un cap !
Vous pensez maîtriser les bases du budget prévisionnel ?
Pourtant 53% des projets dépassent de 189% leurs prévisions budgétaires !
Améliorez votre vision avec la découverte de stratégies de mise en œuvre empiriques & pragmatiques. Méthode par analogie, méthode par découpage en phase, méthode du no estimate, approche budget produit vs approche budget projet ? Erreurs courantes et retour d'expérience de Matthieu Grymonprez, CDO/CIO Adeo Groupe (Leroy Merlin, etc.)
Dans l'article "Budgétiser un projet sans se louper", on fera tout pour réconcilier la tech et la finance au service de la transformation des entreprises.
Nous partageons une conviction : le pilotage stratégique des projets ne doit/peut pas se faire par la tâche, mais par le jalon !
Les jalons donnent du rythme aux projets, ils permettent un meilleur alignement des équipes sur les objectifs et un découpage des projets en plusieurs étapes clés.
Et surtout, ils constituent une alternative au contrôle des tâches micro-management et au planning de Gantt !
Encore faut-il être en mesure d'en faire une bonne définition. De choisir les bons mots-clés du jalon.
Sur AirSaas vous pouvez, ajouter des jalons de projets et les déclarer comme "faits". Ils apparaissent sur la timeline et deviennent rouges lorsque vous êtes en retard.
Pour en savoir plus, parcourez cet article de référence sur ce sujet : votre vie va changer ! Le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment.
Votre conduite de projet nécessitera rapidement un planning à communiquer à tous les interlocuteurs. L'équipe projet peut vous aider à réaliser cette première photo, sorte de tableau de bord initial qui clarifie un objectif .
Le macroplanning précise comment vous envisagez la projection de votre projet dans le temps. On parlera également de « roadmap projet ». Réalisé dès la phase d'initialisation, alors qu'il n'existe pas encore de cahier des charges ce document détaillera les tâches à réaliser et les étapes clés. Vous indiquerez également quelles phases vont se conduire en parallèle, quelles autres devront se succéder. Véritable "vue hélicoptère" du futur chantier, cet outil accompagne logiquement le document de cadrage projet.
Pour en savoir plus, lire l'article : Le macro planning : pourquoi et comment s'en servir ?
Gantt et son cousin le CPM (Critical Path Method, apparu dans les années 50) sont des méthodes utilisées pour simplifier le suivi de projet. Le diagramme de Gantt est une base incontournable pour qui veut parler management de projet.
Grâce à sa simplicité, le diagramme de Gantt permet de saisir en un coup d'œil les différentes activités à réaliser pour exécuter le projet, ainsi que leur organisation dans le temps.
Il est intéressant de revenir un instant sur l'origine de cet outil.
Flashback en 1917 !
Henry Laurence Gantt était un ingénieur, disciple de Taylor. Il a eu la responsabilité d'optimiser la production d'un atelier. Plusieurs stades de fabrication coexistaient. Il a constaté que certaines opérations dépendaient de la réalisation d'autres, tissant ainsi entre elles un réseau de dépendance. Il en déduisit que certaines opérations pouvaient être menées en parallèle, et que d'autres pouvaient se succéder.
Dans le but d'optimiser le temps de fabrication en utilisant cette possibilité de travail en parallèle, il développa un système de représentation graphique des activités sur une échelle de temps : le diagramme à barres. Chaque tâche à réaliser est représentée par une barre d'une longueur proportionnelle à sa durée estimée.
Son apport clé ? Un affichage graphique, sorte de média, outil de communication entre les acteurs du processus.
On représente les informations visuellement :
Le diagramme de Gantt est donc l’une des manières d’éviter de se retrouver face à un goulot d’étranglement et de prendre du retard sur les délais planifiés.
Que vous soyez ou non un chef de projet aguerri, nous vous conseillons une petite mise à jour, pour découvrir pourquoi et comment utiliser et dépasser les limites du diagramme de Gantt, près d'un siècle après sa création ! Quelles sont les alternatives au contrôle des tâches et au micro)management ? Comment le jalon peut-il au contraire vous aider à séquencer vos projets intelligemment ?
On vous dit tout dans l'article de référence : "Le diagramme de Gantt : comment s’en servir ?"
La météo projet utilise la métaphore du temps qu'il fait pour communiquer sur le statut de ce dernier. C'est même le premier indicateur de la santé d'un projet !
Intimement liés au processus d’amélioration continue, le suivi et l’analyse des indicateurs fournissent des informations essentielles aux équipes.
Souvent moqué pour son côté simpliste, le processus de la météo est pourtant un levier insoupçonné pour un management efficace.
Pour être pertinent, idéalement, cet indicateur de reporting doit être :
Oui. Conduire un projet nous fait passer par des "montagnes russes" émotionnelles. Utiliser un langage visuel simple permettra de faire passer des messages clairs au management. Parmi tous les outils de suivi c'est votre meilleur allié.
Redécouvrez un outil puissant pour rendre lisible votre communication : Comment faire une météo projet claire et compréhensible ?
L'accélération digitale a rendu obsolète de nombreuses démarches et les tableaux de bord de gestion de projet liés. Absence de prise en compte de la collaboration. Non-intégration avec les outils existants. Granularité des données inadaptée. Interfaces utilisateurs pas au niveau. Pourtant, la réussite des chantiers digitaux devient une condition sine qua non à la compétitivité des organisations !
Paradoxe : n'importe quel outil de data warehouse ou de CRM offre une bonne vision globale de la performance commerciale avec des reportings variés, tandis que la performance opérationnelle des programmes de transformation d'entreprise est quant à elle très difficile à visualiser et partager.
Comment penser votre tableau de bord au regard des caractéristiques propres de votre entreprise ? Comment co-construire celui-ci les avec des responsables métiers impliqués ?
Pour passer au XXIe siècle, découvrez le tableau de bord de gestion de projet moderne que vos équipes attendaient !
Pas de bonne exécution de stratégie sans l’adhésion de vos parties prenantes !
Un rappel : le suivi de projet a pour but de contrôler la bonne exécution selon le planning établi, la qualité attendue et que les ressources humaines, matérielles et financières soient bien employées. Cela reste un outil de contrôle et de validation.
Rappelons également que le projet va se situer à l'intérieur d'un faisceau de trois contraintes : les délais, la qualité, les coûts. Toute dérive un peu importante va le faire immanquablement "buter" sur l'une au moins de ces contraintes.
Prenons l'exemple de la contrainte de délais : un retard survient sur une tâche du chemin critique. Or la contrainte de délais est impérative : pour tenir les délais, ou bien on maintient la qualité prévue mais à un coût plus élevé (on fait intervenir des renforts dans l'équipe, qu'il faut former, on fait appel à plus de sous-traitance...), ou bien on reste dans l'enveloppe de coûts prévue, mais en acceptant de transiger sur certains aspects de la qualité. C'est le genre de situation devant laquelle on va se trouver.
Pour pouvoir prendre en connaissance de cause ce genre de décisions, il faut que plusieurs facteurs soient réunis :
C'est l'objet des méthodes et outils de suivi de projet.
Quant à elles, les parties prenantes sont des personnes qui ont un intérêt quelconque dans le résultat de votre projet. Soit parce qu'elles vont l'impacter ou être impactées par lui. Et figurez-vous qu'il y en a toujours plus qu'on ne pense ! Cette notion quelque peu vague recouvre des réalités bien différentes.
Reconnaissons-le : le suivi de projet s'occupe généralement peu, ou mal, des parties prenantes. L'arrivée de nouvelles générations d'outils de PPM et plateformes connectées aux différents outils a changé la donne.
Dans cet article on a choisi de mettre en avant 5 leviers à considérer pour entretenir une relation gagnante/gagnant et garder vos parties prenantes alignées.
Usage des plateformes, place de la communication, conduite de changement, importance des rituels, bonnes pratiques de DSI, usage de la matrice de positionnement des acteurs sur l'axe pouvoir/intérêt. L'article à lire pour mettre vos relations dans une bonne direction : Le suivi de projet pour garder aligné les parties prenantes.
Quelle fréquence choisir, quelle présentation standard utiliser, comment adapter votre reporting à chaque typologie de personnes, de lecteurs ?
Les 3 leviers d'un processus de suivi d'avancement efficace sont :
Sur ce dernier point, un rappel s'impose : 1 type de projet = 1 type de point d'avancement.
Problème : comme tout est projet (microprojet, projet transverse, d'entreprise, "POC", projet bac à sable, stratégique, légal, de direction, de département...) il y a de quoi s'y perdre.
En ne typant pas on risque l'effet "canon pour la mouche". C’est-à-dire sortir l'artillerie lourde de votre gestion de projet pour rien.
Les fondamentaux et usages avancés de ce processus sont à notre portée. Importance des outils visuels, usage des plateformes, rôle du sponsor, automatisation, synchronisation avec vos autres outils...
On a sélectionné 12 pratiques et / ou retours d'expériences de PMO/DSI. On fait le point sur comment faire un bon point d’avancement projet.
Les revues de projet interviennent à chaque fin de phase majeure et sont souvent planifiées dès le début du projet. Qu'elles portent sur des aspects techniques, produits, délais, ou de phase de sprint, les décisions prises en revue de projet servent de base pour la suite de l'exécution du projet.
C'est l'un des ingrédients principaux d'une équipe projet soudée. Un moment où l'on décide collectivement de la validation d'un jalon, des actions.
Durant vos revues de projet l'utilisation des KPI de gestion de projet vous aidera à être certain d'être passé à la phase suivante du projet, sans avoir loupé aucune des leçons que vous deviez tirer de vos difficultés.
Découvrez l'article de référence sur le sujet : La revue de projet : un point d’étape pour tirer les leçons de vos erreurs
Le bilan a autant d'importance que le périmétrage et l'exécution d'un projet. Cette étape clé marquera la fin de votre pilotage actif, du lien contractuel. Réussir le bilan projet, c'est aussi soigner votre sortie, votre image !
Qu'est-ce qu'un bilan projet ? Comment l'animer efficacement ? Que doit-il inclure ? Pourquoi le réaliser ? Quelles sont les nouvelles tendances ? Quelles sont les 7 bonnes habitudes des bilans projets efficaces ? Comment fait-on des bilans de projet dans d'autres secteurs d'activité ? Et enfin, y a-t-il des trames types que l'on peut utiliser ?
Toutes ces questions et aussi leurs réponses sont au menu de l'article : Comment animer un bilan projet efficace ?
99 % des échecs projets sont liés à un mauvais plan de communication ! (statistique invérifiable du Totally Subjective Institute :)
Le plan de communication est la déclinaison opérationnelle et structurée des actions de communication d'un projet. : "qui dit quoi, à qui, pourquoi, quand, où ? par quel moyen et avec quel effet ?".
Pour le construire, vous pouvez utiliser une méthode en 7 étapes, basée sur la matrice de Lasswel.
Disons-le clairement : l'équipe projet doit se responsabiliser pour communiquer. Il est plus que fondamental de bien organiser la remontée de toutes les informations, points d'attention et décisions prises. C'est le manque de transparence dans la communication écrite qui est responsable de nombreux échecs.
Il faut rappeler que "penser" sa communication, y investir le "juste temps" vous permettra d'aligner vos parties prenantes de leur faire vivre une expérience positive et de gagner du temps sur l'opérationnel. Oui : le design du plan de communication est clé pour l'avancement du projet.
Découvrez comment générer un support de "communication en un clic". On vous a aussi préparé cinq hacks pour construire un plan de communication projet "du XXIe siècle". Et enfin les Do's & Don't d'un plan de communication projet.
L’importance du reporting dans l'efficience des projets de transformation est fondamentale. C'est avec un reporting qualitatif - versus quantitatif- envoyé à une forte fréquence que les PMO arrivent à mieux fédérer toute l'entreprise autour des projets transverses. Le problème ? Le reporting prend beaucoup, beaucoup trop de temps.
Pourtant, utilisé avec une bonne méthodologie, le reporting projet est un outil tourné vers l'action. ! Il aidera chaque lecteur, quelle que soit son implication ou son rôle dans la construction du futur produit ou service à décider, avec discernement, en pleine responsabilité.
Véritable mise en scène d'informations et de données relatives à un projet, son analyse, sa mise en forme et son interprétation sont devenues les vrais enjeux d'un pilotage efficace. Avec un outil commun sur lequel partager des données chiffrées de vos projets, il sera plus facile de construire une vision commune et d'avancer dans la même direction.
Collecte, fréquence, nombre d'indicateurs, forme, outils, petits trucs en plus qui font toute la différence... Comment élaborer un reporting projet efficace ?
Les rapports flash sont décisifs dans votre management de projets. Ils facilitent vos processus de décisions et permettent une meilleure exécution.
Le rapport flash d'AirSaas est composé de deux diapositives : l'une rappelle toutes les informations de cadrage, tandis que l'autre comporte toutes les informations nécessaires à la bonne exécution du projet.
Un bon rapport flash est un récapitulatif synthétique sur l’avancée des différents projets en cours. Il a pour objectif de tenir à jour les parties prenantes. Le rapport flash de la solution AirSaas comporte des diapositives d’introduction (rappel du planning, métriques du dashboard report, timeline, etc.) et, pour chaque projet, deux slides contenant les informations suivantes :
Support de communication "optimal" les "rapports flash" sont cruciaux pour une meilleure implication des parties prenantes de l'entreprise et par conséquent pour la réussite de votre conduite de projet. Ils viennent compléter un bon pilotage et suivi de planning.
Flash report ou rapport flash - Télécharger notre modèle PPT
"Carte d'identité" de votre projet, cette fiche contient les informations essentielles pour une première définition du périmètre et de la réalisation : objectifs, donneur d'ordre, exécution, soutiens, organisation, fréquences d'envois des livrables, ressources, risques...
Une fiche de projet est un outil essentiel car elle contient toute l'organisation du projet ou d'une partie de ce dernier. C'est un livrable fondamental car le chef de projet y liste toutes les phases, les étapes et les actions qui devront être accomplies dans la conduite de projet.
Point de vigilance : tous les projets sont différents ! Il n'existe toujours pas de "one size fits all" ! Votre fiche doit donc s'adapter aux contextes aussi bien qu'aux enjeux.
Les modèles de fiche projet les plus courants sont les suivantes :
Mais qui la rédige ? Qui la valide ? Quelle différence en fonction du type : préprojet, multiprojet, microprojet, projet interne ? Et enfin existe-t-il un modèle à adapter ? Ne réinventez pas la roue et télécharger notre modèle de fiche projet. Bonne nouvelle : on vous a préparé cette fiche projet méthodologie (exemple).
Pandémie, Grande Démission, prolifération de sujets, management transverse, travail hybride, IA, no code... Vous l'avez bien noté : on ne pilote plus un projet comme en 1917, lorsque. Henry Laurence Gantt a inventé un modèle pour optimiser le travail d'un atelier de fabrication.
Ce monde VICA (Volatile incertain complexe et Ambigu) est arrivé !
En face de ce nouveau contexte, un pilotage nouveau a émergé :
Quelles croyances doit-on revisiter pour moins subir et échouer dans les livraisons de projet ? Que faut-il ajouter pour garder du plaisir et de l'efficience dans la démarche ? Y a-t-il des nouvelles tendances à surveiller pour suivre et anticiper les évolutions du pilotage de projet?
Le pilotage de projet moderne : l'article à lire pour enlever le frein à main de votre conduite de projet et le limiteur de vitesse de transformation de l’entreprise !
