Cadrez vos cadrages ! Une initialisation de projet réussi repose, entre autres, sur une vraie rencontre entre la connaissance métier, le sponsoring managérial et une expertise technologique. Néanmoins, et même si de nombreuses entreprises ont bien adressé cette question de l'absence de collaboration dès la note de cadrage, on assiste encore bien trop souvent en gestion de projet au maintien des silos en entreprise dès cet avant-projet !
Pourquoi en est-on arrivé à cet état de fait dans la conduite de projet ? Quelle est la composante clé d'un bon cadrage projet avec le métier à ne pas rater ? Comment font ceux qui innovent en termes de management de projet ?
Dans cet article vous découvrirez notamment des supers exemples de co-construction DSI/métiers inspirants (ne ratez pas les flashs design de la DSI de Ouigo !) Une façon hyper pragmatique et super efficace de traiter les feedbacks métiers et de gagner un maximum de temps dans l'exécution d'un projet. Avec ça fini les cadrages projets "boiteux".
À la fin de cet article vous repartirez en outre avec les étapes clés d’un cadrage collaboratif qui fonctionne, ainsi qu'une première liste de questions à poser pour dynamiser vos ateliers. Enfin nous ferons un court retour sur le rôle clé du BRM et une sélection d'exemples de cadrages agiles et participatifs.
Bref, restez connectés ! On vous dit tout ce qu'il faut savoir sur l’art de cadrer votre projet… avec les métiers !
Pour comprendre la situation actuelle il est intéressant de porter un regard critique sur le "legacy" de l'approche MOE/MOA en gestion de projet. Oui, on a trop longtemps assisté à un jeu de « passe-plat » entre les business units. Chacun dans son "pré carré", ses objectifs.
Pour poursuivre la métaphore culinaire, on pourrait même dire que les relations entre la cuisine (la DSI) et la salle de restaurant (les métiers) étaient clairement organisées en silos. Surtout pas de mélange entre nous ! Chacun ses projets, sa zone, avec au milieu, bien souvent, un serveur (chef de projet) pas très à l’aise pour piloter le tout. Et, en bout de chaîne, un client qui mangeait son plat froid ! Les uns attendant un cadrage de projet qui prenait beaucoup de temps, les autres des expressions de besoins mieux rédigées. Pas une franche réussite !
Réussir un objectif cadrage d’un projet de transformation digitale, implique une démarche de co-construction d’équipe, une responsabilité partagée. En gestion de projet, l’objectif est bien d’éviter les silos et ce, dès les premières étapes de compréhension du besoin, de rédaction de la note de cadrage, en créant votre première équipe. Une sorte de MVP (Minimum Viable People), en somme.
Celle-ci embarque à la fois le futur réalisateur de l’action la tech ! Le manager - aka Mr Sponsor - et un représentant du besoin, celui qui connaît le quotidien du business : le métier.
Selon la taille et la complexité organisationnelle de l’entreprise, cette micro structure va être plus ou moins évoluée. Le sponsoring pourra être mené par un ou plusieurs managers, etc.
C'est cette manière de travailler en transverse dès le début qui va permettre aux collaborateurs de casser les silos et délivrer rapidement de nouveaux services, de privilégier l’intelligence collective à la première étape.
Quel que soit le projet il faut quand même un peu de temps pour réfléchir à ce qu’on veut ! Que cela soit en termes de fonctionnalité, d’impact de changement...
Face à la contrainte générale que représentent le raccourcissement des délais et la pénurie de compétences IT, privilégier un cadrage long sera un défi !
Et, il faut se le dire : si l’équipe qui a le problème n’a même pas le temps de bien travailler sur celui-ci dès le début, il vaut mieux ne pas le faire ! Les prochaines étapes prévues au planning ne risquent pas d'être meilleures en termes de réussite !
Faisons un arrêt sur images sur la définition même de l'étape de cadrage dans une gestion de projet.
Il s'agit bien d'une étape d’étude et d’analyse qui impacte la décision de lancer le projet, ou pas, selon son intérêt et sa faisabilité. En général une note de cadrage en résume les conclusions.
Cette note de cadrage est le document synthétique qui permettra à chacun d’identifier en un coup d'œil les points principaux du cadrage de votre projet.
Parmi les techniques basiques existantes on peut citer :
- La méthode SMART (pour Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini)
- La méthode "CQQCOQP" pour combien, quoi, qui, comment, où, quand et pourquoi ?
Chacun aura sa définition et sa propre méthode pour aboutir à une note de cadrage.
Les fiches de cadrage projet sont dynamiques et collaboratives. Les équipes IT/métier/sponsor peuvent itérer ensemble jusqu’à ce que le projet soit validé, dans un véritable cahier des charges complet qui guidera l'avancement du projet.
Un cadrage complet, c'est une interrogation de la cible du besoin (la destination) ET une étape d'interrogation de la démarche (le chemin), en fonction du temps et des objectifs de chacun.
Le principal écueil est de passer à côté du vrai sujet ! Il est utile de questionner et requestionner encore l’expression même de la problématique. D’aller chercher ce qui n’est pas écrit.
Le cadrage est un vrai travail de mise en forme des pensées confuses grâce à un dialogue. Pour y parvenir, il est utile de croiser la donnée du métier avec celle de votre service client ! Et de vos clients eux-mêmes bien sûr.
Voici un exemple de questions ouvertes, à poser pour creuser le cadrage projet :
Souvenez-vous :l’objectif est de dialoguer, afin d’élaborer avec un projet une solution innovante pour satisfaire des besoins précis et identifiés.
Un cadrage projet réussi permettra en effet de proposer plusieurs façons de répondre au problème identifié. Prenons un cas concret : la demande client au sein d'une entreprise "je voudrais un ascenseur plus rapide". Lors du premier cadrage on s'accorde tous pour la solution et créer le projet : planifier l'achat d'un nouvel ascenseur ! Lors du second cadrage, quelqu'un proposera de mettre une animation sympa et un nouvel écran pour faire attendre la personne intelligemment ! Problématique traitée. CQFD. :)
Pensez à prendre tous les insights déjà donnés autour de ce problème
Dans le cadre des interviews de notre Podcast CIO Révolution, Isabelle André Perussi, la DSI de Ouigo nous a parlé du "flash design" et on a adoré l'idée.
Plutôt que de commencer à réfléchir au cadrage d'un besoin métier quand on a le temps de le traiter, elle nous explique qu'elle organise des sessions flash design de 2h dès que le métier émet son “ticket”. 2h de brainstorming réunissant le métier et l'IT pour dégrossir le besoin, étudier les solutions SaaS "miracles" qui pourraient y répondre, et finalement se laisser du temps pour mûrir le besoin d'un véritable projet informatique interne. Tout ça intervenant bien en amont de la phase de cadrage. L'investissement est, il paraît, vite rentabilisé et beaucoup de frustrations projet vite désamorcées.
Une pratique inspirée des référentiels de management des services informatiques ITIL : «Le BRM stimule, identifie, et façonne la demande des métiers en produits et services et s’assure que la valeur de ces produits et services est réalisée, optimisée et reconnue ». Un rôle qui favorise le renforcement de la relation DSI-métiers. Des gens dédiés, en fonction de la taille de l'entreprise, à la compréhension des besoins de l'entreprise en continu !
Sur ce rôle, découvrez ci-dessous le retour d'expérience du CDIO de Biogaran, Frédéric Riou :
Avec la culture agile, on utilisera par exemple les jeux "qui font le boulot". Des ateliers ludiques pour arriver à une définition de la vision 360 du produit, d'un projet : vision, objectifs, storymap, roadmap, POC, etc.
On peut en citer trois parmi de très nombreux :
Pour creuser cette approche, la lecture du livre Gamestorming publié aux éditions Diateino est vivement conseillée.
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