Une fiche de projet est un outil essentiel car elle définit avec précision toute l'organisation du projet ou d'une partie de ce dernier. C'est un livrable important car le chef de projet doit y lister toutes les phases, les étapes et les actions qui devront être accomplies dans la conduite de projet. Lorsque vous passez en revue vos projets vous pouvez envoyer un rapport flash qui centralise les fiches projets actualisées aux différentes parties prenantes.
C'est un peu la recette du projet. Certains diront "la carte d'identité du ou des projets sur lesquels vous travaillez. Sans organisation ni planification, les équipes prennent des risques inutiles et mettent en danger l'atteinte des résultats. Les fiches projet sont des livrables dans lesquels figurent tous les "ingrédients" nécessaires. Elles servent à rendre les projets compréhensibles par toutes les parties prenantes et à mettre en avant les enjeux principaux. La fiche projet ne fait pas office de contrat mais apporte de la transparence entre un prestataire et son client, ou entre les parties prenantes au sein d'une même entreprise.
Des informations essentielles doivent figurer dans vos fiches projet. Elles doivent permettre de répondre à certaines questions clé :
La fiche projet est donc un véritable outil de gestion de vos projets. Elle centralise en un lieu unique toutes les informations utiles à son bon déroulement et en précise le contexte.
C'est en quelque sorte un résumé simplifié du projet qui permet d'en piloter les grands axes. En un clin d'œil, grâce aux fiches, sans effectuer une recherche trop poussée, tous les intervenants ont une vision claire du projet.
Au sein d'un projet, les fiches sont des outils d'échange et de partage consultables à n'importe quel moment avec votre équipe, que vous travaillez tous sur le même site ou à distance.
C'est souvent le chef de projet qui va s'atteler à la description du projet et proposer une première version. De nombreux formats sont possibles. Certains utilisent le programme informatique Word tout simplement.
Selon le contexte, un programme comme Microsoft Word permet de rédiger des fiches de projets de manière simple en suivant un modèle prédéfini. Mais attention, cet outil a ses limites. En effet, une fiche projet rédigé sur Word à l'inconvénient de ne pas pouvoir être mise à jour de manière collaborative.
Dans tous les cas, le chef de projet aura besoin du soutien des autres parties prenantes pour bien rédiger sa fiche, et ne passer trop de temps en phase de recherche.
Attention, car en utilisant Word pour vos fiches projet, vous aurez également tendance à utiliser toujours le même modèle de document, alors que chacun le sait chaque projet est différent : dans son déroulement, son objectif global ou dans les actions à mener au jour le jour. Dans la pratique, une fois votre fiche projet rédigée et envoyée, une seule version sera disponible et il sera difficile d'y faire un ajout ou de préciser certains points dans la mesure où le document n'est pas disponible en ligne.
Des outils de gestion de projet proposent d'autres façons de rédiger des fiches projets. En allant directement chercher l'information dans votre système IT ou vos outils de reporting, la rédaction de vos fiches est facilitée et vous pouvez choisir entre différentes versions.
Tous les projets sont différents et la fiche doit s'adapter au contexte aussi bien qu'aux enjeux. Par conséquent la description de chaque projet est unique. Il est donc souhaitable de disposer de plusieurs modèles de fiche projet. Bien sûr ces différentes versions pourront être réutilisées par la suite pour gagner du temps sur un prochain projet.
Les types de fiche projet les plus courants sont les suivantes :
La fiche projet conditionne le futur du projet et ses bons résultats. Il n'y a pas de recette miracle mais plusieurs actions sont à réaliser pour être certains de n'oublier aucunes tâches ni aucune étape dans votre fiche projet.
La phase de recherche est un point d'attention crucial. Tel un journaliste ou un enquêteur, le project manager doit rassembler toutes les informations liées au projet, avant de commencer à rédiger sa fiche. Mettez-vous dans la peau de quelqu'un qui prend le projet en cours de route et qui n'y connaît rien. Listez bien tous les points importants, toutes les activités et les étapes nécessaires à la réalisation du projet. Une fiche est un document pratique et en phase avec les objectifs à atteindre.
De quelles informations a-t-on besoin que votre fiche soit utile et permette d'interagir avec les autres parties prenantes. Pensez à toutes les questions que l'on pourrait vous poser dans les réunions. Tous les participants ne maîtrisent pas forcément votre domaine d'expertise. À vous d'être explicite en réunion.
Obligez-vous à décrire votre projet en une phrase et une seule. Cette étape est fondamentale et démontrera votre esprit de synthèse auprès du sponsor et des autres intervenants dont vous recherchez le soutien au sein de ce projet. Votre fiche doit tenir en une page et une seule. Forcez-vous à réaliser un travail de simplification à chaque fois que cela est possible.
C'est l'erreur classique. Les fiches doivent absolument faire référence à tous les acteurs impliqués. Vous avez besoin du soutien de tout le monde et votre fiche doit impliquer tout le monde. Faites également figurer les coordonnées de chaque acteur, client ou prestataire pour les joindre plus facilement.
Quels sont les objectifs ? Combien ça coûte ? Quels sont les délais ? (quelle est la date de livraison) Quels sont les risques ? Quels sont les points d'attention et quelle action est à mener en priorité? Ne répondez pas à ces questions à la légère. S'il vous manque des informations, contactez le service concerné en amont et vérifiez vos hypothèses. Lorsque vous aurez réuni tous les éléments, alors vous pourrez commencer votre travail.
Une fiche doit être au service du projet, lui apporter une notion de cadrage, en décrire les étapes clé mais sans enjoliver la situation. En promettant trop en rédigeant votre fiche projet, vous risquez de mettre certaines personnes en porte à faux et ce ne serait pas leur rendre service. Au bout du compte, en tant que leader sur ce projet, vous avez un devoir de transparence vis-à-vis des membres de l'équipe et des prestataires lors de la conception des fiches.
La fiche projet n'est que la première étape du projet. Vous avez à présent toutes les cartes en main pour présenter votre projet et le rendre explicite pour le reste des parties-prenantes.
C'est une mission qui a l'air simple en apparence mais en réalité peut s'avérer délicate. Vous êtes parfois pris dans un jeu politique qui nuit au projet. Ne vous isolez pas dans une posture dirigiste qui peut paraître confortable au début.
Au contraire, le bon chef de projet est un communicant et il sait aussi anticiper. Grâce à des échanges fréquents, il se forge une perception toujours plus fine du projet dans toutes ses dimensions afin de l'intégrer du mieux possible. Percevoir les impacts du projet sur les plans organisationnels, technologiques et culturels est une des règles du succès.
Un bon projet doit quand même se vendre, même en interne. Le bon chef de projet est aussi un "expert en marketing". Bien sûr il faut prendre soin d'étudier avec les responsables concernés leur vision propre du projet. Mais il s'agit aussi de présenter les enjeux sous leurs plus beaux atours. C'est le seul moyen d'établir les alliances nécessaires à la réussite. Sur ce point, lisez l'article sur comment réussir un plan de communication projet.
