99 % des échecs projets sont liés à un mauvais plan de communication !
Cette statistique du "Totally Subjective Institute" est certes invérifiable. Néanmoins les DSI expérimentés nous le disent, les actions de communication efficaces constituent un aspect central de la gestion de projet. Car oui, selon l'adage, "Si c’est flou… il y a un loup" !
La conduite de projet, c'est avant tout conduire un groupe d'hommes et de femmes. Pour réussir cette mission le chef de projet doit être écouté et être à l'écoute. Et faire en sorte qu'à chaque étape ses messages clés soient entendus ! Tout cela en évitant le "bad buzz" autour du projet.
Bienvenue dans un article pragmatique et stratégique sur l'art de concevoir un plan de communication projet adapté à votre contexte et à vos objectifs. Nous allons passer en revue les principes fondamentaux, les usages avancés, les meilleures stratégies de communication, les pratiques, et les erreurs courantes en la matière.
Comme d'habitude, vous ne trouverez pas ici de recette magique pour réussir à tous les coups ! Vous y découvrirez des convictions fortes, des principes clés et quelques modèles éprouvés pour réfléchir à votre plan de communication projet générique, prêt à être customisé pour votre contexte.
Selon l'étymologie, le terme « communication » provient du latin « communicare » qui signifie « mettre en commun ».
En pratique, mettre en commun des charges, des difficultés 😱 , ça ne va pas motiver les équipes ! Et pourtant bien cadré, puis bien exécuté, un plan de communication interne efficace est un "change manager" à lui tout seul, qui vous aide à mieux piloter vos projets.
🥊 99 % des frictions proviennent du manque de compréhension du jeu de contrainte de la DSI et de la prise en compte des attentes des métiers.
Pourtant, communiquer à intervalle régulier sur l’avancée, les problèmes rencontrés et les succès d’étape aide à diminuer les frustrations et l’impatience des personnes en demande.
Moins de friction permet à votre équipe de projet d’avancer plus sereinement !
C'est le cercle vertueux : Confiance + Respect = Engagement !
Avant de vouloir jouer les "ceintures noires" de la communication d'entreprise, il vous faut maîtriser les fondamentaux de la planification !
De façon générale, l'approche méthodologique consiste à cadrer votre plan d'action sous tous ses angles : "Sui dit quoi, à qui, pourquoi, quand, où ? Par quel moyen et avec quel effet ?".
Cette approche est inspirée de la matrice de Lasswell; du nom d'un politologue américain du XXe siècle qui a travaillé sur la communication de masse.
Vous n'êtes pas seul à être responsable de la communication autour de votre projet !
Faites vous aider dans cette tâche par tous les contributeurs. Annoncée dès la phase de cadrage, cette "charge" de communication sera partagée au sein du groupe. Un. cercle/comité de communication peut être créé.
Attention cependant à bien définir le processus de relecture et la personne qui aura le "final cut" sur les messages collectifs. A l'image d'une rédaction, où les journalistes dépendent d'un rédacteur en chef garant de la ligne éditoriale.
Définir selon vos objectifs de communication des formats "types" dans votre plan de communication projet, pour créer des repères
Un message, plusieurs variantes selon votre public-cible
Listez les parties prenantes au projet, voir quels sont leurs enjeux et leurs attentes.
Tous les groupes ciblés sont-ils homogènes ? ou un groupe ciblé particulier doit-il être subdivisé (par importance, par implication vis-à-vis du projet, par aptitudes en informatique, par localisation,...) ?
Servir vos objectifs directs et indirects dans chaque campagne de communication
La communication interne suit le rythme du projet, s’adapte et évolue au gré des étapes
Trois critères sont à retenir pour créer votre contenu à communiquer : utilité, clarté et concision.
Un canal = un usage
Avec la multiplication des canaux de communication, il est plus que jamais intéressant de s'accorder et choisir vos meilleurs "médias", moyens de communication, en fonction de l'impact souhaité, et de "charter" vos échanges.
Supports de communication idéaux, les "rapports flash" sont cruciaux pour une meilleure implication des parties prenantes de l’entreprise et par conséquent pour la réussite de vos projets. Ils viennent compléter un bon pilotage et suivi de planning.
L'envoi d'un rapport flash hebdomadaire permet de répondre à trois enjeux :
👩🍳 Astuce du chef : Au bout de quelques itérations de cette "routine", revenir vers les parties prenantes pour valider que la communication projet leur convient. A l'aide d'une simple question ouverte : "Est ce que la manière de communiquer correspond a ton besoin d'informations ?"
🕵️♂️ Cette notion de communication continue a été évoquée dans notre article sur le comité de pilotage : "Le meilleur moyen de ne pas prendre les acteurs du COPIL au dépourvu, c'est de communiquer en continu sur l'avancée du projet".
Pour éviter le piège du groupe de key user trop restreint, n'oubliez pas de vous adresser, outre ceux qui sont dans le projet, à tous les futurs utilisateurs qui vont être impactés. En remontant par exemple sur votre plateforme Teams ou autre, tous les 15 jours, les informations clés. Pour être certains qu'on touche vraiment la cible. ✅
On peut par exemple découper son plan de communication avec :
☝️ Attention à charter vos canaux et annoncer vos conditions d'utilisation pour éviter une dérive des conversations.
☝️ Et attention à varier les plaisirs : affiche projet, flyer d'info, e-mails de teasing, vidéo "Loom" démo, encart dans la newsletter d'entreprise, goodies au nom du projet, webinaire d'info collective, messages dans slack/teams, event de lancement... A chaque outil de communication projet ses avantages et inconvénients.
La forme compte autant que le contenu. Rappelez vous les emballages de cartons de jouet à Noël, qui plaisent parfois plus que le cadeau lui même ! Soignez la forme, utilisez des images et infographies simples comme outils de communication.
Partager un succès avec une image c'est bien, valoriser un point de succès dans un message qui sera vu c'est mieux ! Pour cela, rien de tel que d'utiliser à bon escient un simple GIF animé par exemple. Pour que votre message soit vu et apprécié, un GIF, ça attire l'oeil !
Dans le fil de discussion des projets sur AirSaas, vous pouvez ajouter un GIF pour partager un succès, féliciter un collègue... ça fait toute la différence !
Une communication variée voire "décalée" permettra de surprendre pour contribuer à éviter la démobilisation de tout le monde.
Les jalons sont ce qui rythme les projets, ils permettent d'aligner les équipes sur les objectifs et découper les projets en plusieurs étapes clés.
C'est donc l'opportunité de communication idéale pour donner des repères. N'oubliez pas qu'on est tous plus ou moins noyé par le flot d'informations. Cela va même dans certains cas jusqu'à l'"infoxication" !
Bref communiquer sur les jalons va contribuer à orienter vos "lecteurs". C'est le fameux 📍 "Vous êtes ici !" qui rassure et donne une vue d'ensemble des projets.
Dernier enjeu pour bien élaborer un plan de communication projet : la transparence. En effet, pendant les rendez-vous de synchronisation de l’équipe projet, de nombreuses micros décisions sont prises.
L'équipe projet doit se responsabiliser pour communiquer sur celles-ci. Car elle sortent parfois du périmètre de responsabilité. Il est donc important de bien organiser la remontée de toutes les informations, points d'attention et décisions prises.
Car oui chacun de nous en a fait l'expérience :
A retenir :
L'outil le plus simple pour communiquer sur l'état de santé de vos projets est la météo ! On vous dit tout sur Comment faire une météo projet claire et compréhensible ?