Chambre des Notaires de Paris
21.2.24
Nombre d’employés
100
Secteur
Institutionnel
Utilisateurs AirSaas
20
Fonctionnalité préférée
Vues intelligentes
C’est l’heure d’un premier bilan d’usage quelques mois après l’implémentation d’AirSaas au sein de la DSI de la Chambre des Notaires de Paris. Cette instance regroupe les 2014 notaires qui exercent à Paris (75), en Seine-Saint-Denis (93) et dans le Val-de-Marne (94).
Notre invité en est le DSI adjoint. Après un parcours classique en ESN, le besoin de voir vivre les projets sur le temps long a été plus fort…il est passé de l’autre côté de la barrière, « côté client ».
Embauché au départ pour monter l’équipe projet et structurer la partie projet l’équipe a grandi et le besoin de pilotage avec. Après avoir découvert AirSaas via les réseaux sociaux, l’implémentation de l’outil a été menée avec l’aide d’une membre de la communauté “Pro. de la Transfo.”
Ce “transformateur”, nous confie d’emblée aimer quand quelque chose en entrée va produire quelque chose en sortie. ! Justement, il s’est prêté au jeu du avant / après AirSaas dans ce témoignage.
En faisant grandir l’ équipe gestion de projet « c'est là que les problèmes ont commencé » confie t-il avec humour. Quand on court après le temps, on a besoin d’avoir un outil pour pouvoir piloter son activité, montrer ce que l’on fait.
Cyril recherchait un outil pour structurer les échanges avec la direction générale sans perte de temps. Trois objectifs ont alors été poursuivis :
Si on voulait faire un reporting vraiment efficace, pertinent, avec les outils bureautiques standards, on pouvait passer énormément de temps. C'est extrêmement chronophage. Et ce n’était jamais forcément à jour. Il résume en disant « à un instant t, il était difficile d’avoir une vision complète de tout ce que nous réalisions. »
En second lieu, Cyril avait besoin d’un outil pour la projection. Il nous confie que s' il était capable de donner une vision sur ce que l’équipe réalisait, il n’avait pas la projection formalisée du backlog, de tout ce qui était aussi en attente.
Nous étions dans l'incapacité de réaliser rapidement une « big picture » de ce que nous traitions et tout ce que nous avions dans le pipe. Se projeter dans l'avenir demandait beaucoup d’efforts.
L’idée était de répondre à la question « Sommes-nous capables de traiter tout ce qui nous est demandé. Ou pas. »
Ce point m'embêtait. Quand un système d'information commence à être assez important, la part du legacy et de la maintenance prend une place assez prépondérante et nous n’arrivions pas à la mettre suffisamment en visibilité.
Tout ce que tu fais au jour le jour pour que le système d'information soit disponible, pour que les applications soient performantes, redondantes, sécurisées, etc. Tout ça, c'était sous le tapis, ça ne se voyait pas. C'était aussi le challenge avec la mise en œuvre d’AirSaas.
Nous avons travaillé sur ce point avec une consultante indépendante partenaire d’AirSaas.
Pour notre DSI adjoint, AirSaas s'est révélé être la réponse à ses besoins les plus pressants.
Il nous a permis de mieux structurer nos échanges avec la direction générale en limitant la perte de temps et en facilitant la prise de décision à partir d’une vision claire de nos activités. Il a également favorisé une meilleure collaboration au sein de l'équipe en rendant le suivi des projets plus transparent et accessible à tous.
En outre, l’outil a facilité la mise en place de rituels hebdomadaires permettant un suivi efficace des projets. Il a également assuré que chaque semaine, le produit soit à jour, ce qui a aidé à maintenir une vision claire des activités et à faciliter les prises de décision.
Le backlog des projets a été intégré dans AirSaas pour qu’il soit visible, et que chacun comprenne que l’équipe n’est pas en train de se tourner les pouces en attendant les besoins métier. !
“ AirSaas fait partie des rituels de l’équipe. C’est devenu quelque chose de systématique. Quelque chose d’essentiel que l’outil soit à jour. Et d’ailleurs merci pour la fonction de rappel de la mise à jour météo automatisée!”
Oui ! les “vues intelligentes”. Présentation technique ou réunion de direction générale, tu saisis une fois et en fonction de ton contexte tu vas présenter l'information qui est pertinente, je trouve que c’est l’une des grandes plus-value.
« Même si ça demande une gymnastique pour cocher ce que l’on veut afficher ou masquer, c'est quand même un gain de temps énorme » .
Disons le, avec l’outil on a un cadre qui répond à 90% de nos besoins pour nos revues internes. Cependant, dans certains cas d’usages, on aimerait bien pouvoir avoir un peu plus de liberté dans le paramétrage du rapport flash dans lequel il arrive qu’il nous manque certaines fonctionnalités de tri.
Aussi, une amélioration de la vue du programme, qui est en cours de développement, sera très intéressante pour nous.
Finalement, ce que j'aime dans l'équipe, c'est qu'elle reste très proche de ses clients, soit à travers des communications régulières, soit à travers le chat en direct ou lors d'événements. Là, par exemple, nous avons eu une présentation détaillée de la roadmap des évolutions de l’année, et nous avons eu un véritable dialogue.
Pour avoir côtoyé certains outils de gestion de projet qui sont extrêmement lourds, avec lesquels on utilise qu'un faible pourcentage des fonctionnalités, l’adoption est ici différente.
"AirSaas à une mission et je trouve qu’ il la remplit facilement, simplement. Il n’y a pas de mode d'emploi dans cet outil et on arrive à le prendre en main rapidement y compris dans son paramétrage pour ajouter des critères etc.
Il y a une bonne réflexion pour dire: je cherche un outil pour piloter mon activité, projet fait par des professionnels, avec des professionnels, pour les professionnels. Ils ont pris la réflexion par le bon bout. Ils ont une communauté qui participe à la réflexion.
L'autre point positif, c'est que, généralement les outils sont silotés, verticalisés pour ceux qui faisaient de la gestion de projet.
Là, c’est très différent d’avoir pensé tout de suite à son ouverture vers la DG et les directions métiers pour embarquer d’autres services à utiliser cet outil !
“ Du projet il n’y en a pas que dans l’informatique. On s’est dit que cet outil va pouvoir répondre à une population autre que des informaticiens, parce qu’il n’est pas technique.
Mon message final serait : “Continuez comme ça ! j’aime l’outil mais aussi l'atmosphère et l'ambiance qu’ils ont réussi à créer autour”.
La Chambre des Notaires de Paris regroupe plus de 1 700 notaires et 10 000 collaborateurs.
Ses missions sont nombreuses :
accueil des nouveaux notaires,
contrôle des études, déontologie et rappel à l’ordre de ceux qui ont failli à leurs fonctions, règlement des différends entre les notaires et leurs clients,
organisation des actions de formation des notaires et de leurs collaborateurs, communication à destination du public,
accueil et renseignement du public dans le cadre de l'accès au droit,
amélioration des pratiques notariales, et développement de nouvelles techniques d’exercice de la profession
« On cherchait un outil simple et pas usine à gaz »
DSI adjoint Chambre des Notaires de Paris
“Il y a bien entendu un grand nombre de risques au sein d’une entreprise, dont le fameux risque financier. Néanmoins, le risque IT et le risque cyber sont devenus, en quelques mois, les risques numéro 1 de la liste.”
CIO
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