Pandémie, guerre des talents IT et explosion des projets transverses ont créé un contexte de sables mouvants pour les organisations souhaitant un pilotage de projet plus efficace avec des méthodes agiles, traditionnelles ou hybrides.
Ce fameux monde VICA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu) est bien là ! Ajoutez-y une pincée d'intelligence artificielle, une vague de Grande Démission, et une culture projet super hétérogène : vous obtiendrez un contexte de travail complexe, ou, pour rester positif, passionnant !
Dans ces conditions, avant même de penser à s'adapter au mieux, l'art de bien piloter un projet nécessitera une compétence clé : le discernement. Cet article porte cette intention : vous aider à vous orienter. Contribuer à une meilleure lecture de ce qui se joue, pour ne verser ni dans le "positivisme" ni dans la défiance facile.
Oui : le pilotage de projet aussi est une activité en transition qui nécessite des mises à jour de nos approches et compétences ainsi que des partages d'expériences.
Quelles croyances doit-on revisiter pour moins subir et échouer à délivrer des projets ? Qu'est-ce qu'il faut ajouter pour garder du plaisir et de l'efficience dans la démarche ? Quelles sont les tendances intéressantes à surveiller pour suivre et anticiper les évolutions du pilotage de projet ? Et enfin quelles sont les 7 étapes clés pour faire progresser la culture projet de l'entreprise ?
L'article à lire pour enlever le frein à main de votre conduite de projet et le limiteur de vitesse de transformation de l’entreprise !
En gestion de projet, l'héritage d'années de MOA/MOE et de pratique avec des référentiels d'outils de gestion de projets type "à la tâche" ont conditionnés notre vision de la réalisation en liste des tâches, planning et ressources.
On a longtemps cru qu'en se répartissant des tâches dans un planning, "ça passerait". On a aussi misé sur LE super Project Manager pour la réussite. Le Top Gun rassurant pour piloter un projet, mais fonctionnant en mode silo entre MOA/MOE...
Et, à la fin, le projet ne correspondait même pas au besoin réel. L'adoption des outils et le ROI étant le plus souvent négligeables. Un comble quand on connaît l'énergie et le talent déployés.
Dans la vraie vie, on réussit une gestion de projet grâce à l'engagement individuel et collectif, versus une approche centrée sur le suivi et contrôle des tâches. 80 % des projets n'ont pas besoin d'une planification type Gantt aujourd'hui. Une équipe engagée suffira !
Préparer un énième planning de Gantt ne vous protégera pas contre une livraison, en retard, hors budget, d'un projet sans adoption des utilisateurs.
Cette responsabilité est trop lourde pour qu'une seule personne puisse tout faire et mener des travaux de plus en plus complexes et de résoudre des problèmes difficiles presque quotidiennement.
Aujourd'hui, le rôle du chef de projet s'est éloigné de quelqu'un qui peut cocher les actions et tâches comme terminées sur un diagramme de Gantt pour aller vers une position de leadership stratégique permettant d’effectuer des changements dans une organisation.
Pour se résumer, nous partageons ici trois convictions :
Le manifeste agile à déjà 20 ans ! L'une des tendances de gestion de projet que nous constatons de plus en plus est l'acceptation que les approches de gestion hybrides sont la voie à suivre pour une meilleure exécution.
Le "full agile" véritable peine à sortir du cadre des équipes IT/digitales. Dans ce contexte, le semi agile est une hybridation intéressante pour les entreprises recherchant une mise à jour méthodologique de leurs méthodes de livraison.
On visera toujours des itérations continues pour le développement avec une implication significative des clients dans les livrables à toutes les phases, mais gérées dans le cadre d'une structure de gouvernance et de décisions avec le comité de pilotage d'un projet.
L'essor de la gestion de projet hybride est une bonne nouvelle parce que :
Fini le pilotage avec un logiciel dédié, isolé de l'écosystème de l'entreprise ! Au fur et à mesure que notre environnement devient plus complexe, incertain - et disons-le, parfois politique – nous avons besoin de plus en plus d'outils nouvelle génération pour aider à réaliser des projets transverses dans ce type d'environnement et contraintes.
L'usage d'une plateforme moderne permettra d'uniformiser les cadrages, le suivi des projets, le reporting et la gouvernance.
(Note du rédacteur : Je vous propose de relire la phrase ci-dessus une seconde fois ! :-)
Oui : plus l'entreprise grandit et son volume de projet avec, plus la capacité de garder un niveau de communication clair, cohérent, simple d'accès pour tout le monde est clé. L'augmentation du nombre d'initiatives et de projets en cours, venant des métiers, rend la gestion de portefeuille utile voire indispensable pour de plus en plus d'organisation de toutes tailles.
Les développeurs utilisent Jira, le marketing est fan de Trello, la direction de l'innovation est sur Wrike, la qualité est fan de ZenDesk, les RH utilisent Monday, la DSI est sur Teams.... Au secours : les silos sont de retour ! L'enjeu est bien de proposer un outil macro, partagé ET qui se synchronise avec les autres plateformes utilisées au quotidien.
Pour un vrai impact sur la réalisation de la transformation de l'entreprise, on cherchera à inclure et collaborer avec les différents métiers et parties prenantes dans un même espace-temps. L'objectif poursuivi étant d'y voir clair dans le périmètre pour faciliter la prise de décision, prioriser par la valeur, collaborativement et en continu. Tout un programme sans une plateforme adaptée !
Bonne nouvelle pour la fonction de pilote. L'automatisation et l'uniformisation du reporting sont accessibles et constituent désormais une vraie assistance au pilotage de projet. Une aide simple pour automatiser et simplifier les tâches répétitives à faible valeur ajoutée (par exemple la collecte des données, l'envoi d'un reporting flash, l'identification des risques et les ressaisies de données...).
Uniformiser la forme, c'est dire : on va se faciliter la vie pour piloter un projet, pour se comprendre quel que soit l'enjeu que nous affrontons. De quoi, en passant, réduire aussi la fatigue cognitive de tout le monde.
Gardons bien en tête le côté complexe, humain et donc multifactoriel du pilotage d'un projet de transformation. C'est ce qui en fait la saveur ! La matrice de Knoster (cf tableau ci-dessous) propose une grille de lecture très pertinente, des modèles, pour faire un check des éléments et indicateurs indispensables d'un pilotage moderne.
Il faut arriver à partager un même constat avec les équipes (projet, métier, direction) : il y a trop de sujets, tout le monde est sous l'eau, les gens demandent tout le temps "où vous en êtes". On est dans un RUN permanent. Ça rame...
🙍🏻♂️Si le constat n'est pas partagé, ça sera compliqué de dire "on va changer nos méthodes de travail". Ici l'enjeu est de créer les conditions et choisir un moment clé notamment pour libérer la parole sur le diagnostic.
Définir avec le Codir / Copil ce qui est vital et ce qui ne l'est pas.
🙍🏻♂️ Sinon vous allez encore vous retrouver avec une liste de 70 projets tous super importants, et une équipe de trois personnes pour les porter.
Par exemple : "le programme d'excellence commerciale (projet CRM, projet analyse comportementale, projet analyse prédictive...) doit nous amener à rentrer dans le top 3 Européen".
🙍🏻♂️ Sinon, au bout de quelques mois, les projets n'auront plus de sens, et le manque de motivation des équipes peut vite se faire ressentir.
Commencez par mettre en place une plateforme comme AirSaas pour uniformiser le cahier des charges, les cadrages projets, le suivi des projets, le reporting et la gouvernance.
🙍🏻♂️ Si les équipes ne sont pas toutes matures en gestion de projet, alors les mettre sur Jira sera l'chec assuré, tout comme essayer de leur faire faire un Gantt, essayer d'avoir des fiches de cadrage compréhensibles et bien pensées sur PowerPoint.
C'est quoi un sponsor ? Un chef de projet ? Un référent métier ? Droits et devoirs de chacun ?
🙍🏻♂️Sans ça, personne ne sera responsable de rien.
🙍🏻♂️Tous les mardis, réunion chef de projet + référent métier de cinq minutes par projet : décisions à prendre, point d'attention.
Tous les vendredis, envoi du rapport flash à l'ensemble des parties prenantes
Tous les mois, Copil sur les enjeux du mois prochain et alignement sur le temps métiers disponible.
🙍🏻♂️ OK il faut résoudre les problèmes, mais il faut surtout embarquer en continu les équipes. Alors parlez des succès, communiquez-les. Donnez envie. Connaître et travailler sur les points forts des talents de l'équipe, c'est le secret !
Vous avez maintenant une vision mise à jour de ce qui se joue aujourd'hui dans le pilotage du projet. Prochaine étape proposée : zoomer sur un ingrédient clé - le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment.