Accompagner l’agilité des organisations

Dans ce nouvel épisode de cette saison spéciale du podcast CIO Révolution by AirSaas : L’agilité dans l’entreprise en 2023 en partenariat avec Valiantys, partenaire Atlassian spécialisé Agile at Scale, nous avons eu la chance d’accueillir Jean-Pierre Lambert. 

Cet ancien ingénieur logiciel est le créateur de la chaîne YouTube Scrum Life qui parle de Scrum et de l’Agilité en général. Aka la plus grande chaîne youtube sur l'agilité en français !

Cet “évangéliste” a commencé sa carrière en tant qu’ingénieur logiciel avant de découvrir qu’il est finalement plus intéressé par la qualité et les relations humaines. Il intervient pour donner des coups de pouces aux équipes, organisations et entreprises en vue de devenir (vraiment) agiles.

Un épisode passionnant qui revient donc sur ce “must have” de toute transformation qu’est   l’accompagnement avec des coachs agiles. 

Pourquoi achète-t-on une mission de coaching agile ? qu’est ce qu’un mandat de coaching ? Quels sont les pièges à éviter, les grandes problématiques communes à de nombreuses  missions, notamment sur la collaboration, le temps des métiers et leur capacité à s’impliquer. ? Quelles sont les particularités de la création de valeur en mode produit vs projet. Et enfin comment faciliter des transformations plus profondes ?.

Plongez avec Jean-Pierre et Bertan Ruiz au cœur de la transfo d’organisation avec des  équipes pluridisciplinaires, un accompagnant au top …le tout sans se prendre les pieds dans les processus ! 

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50 minutes d’inspiration pure pour CIO/CTO/PMO, Directions métiers, DG, chefs de projet, coachs agile et autres curieux. Bref, tout le monde ^^!

Sommaire :

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1. Symptômes de dysfonctionnement dans les organisations 

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2. Axes pour faciliter des transformations profondes 

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Un rappel si vous arrivez de la planète “no scrum”... Cette méthode pose un cadre de travail agile. Elle est largement utilisée en développement de logiciels et dans d'autres domaines. Elle repose sur des cycles itératifs et incrémentiels appelés "sprints", au cours desquels une équipe collabore pour planifier, développer, tester et livrer des fonctionnalités prioritaires.

Dit autrement il s’agit d’une approche empirique pour construire des produits avec des équipes plus épanouies.

Jean-Pierre le rappelle Scrum est utilisé non seulement dans le domaine de l’informatique mais aussi dans la construction de bâtiment, le milieu médical et bien d’autres !

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1 Les symptômes de dysfonctionnement dans les organisations

Notre invité nous confie être le plus souvent sollicité pour “faire que ça se passe mieux dans les équipes opérationnelles”

Les CTO/DSI ont  monté des équipes et trouvent que ça ne marche pas vraiment bien. “On va rarement chercher un consultant pour lui dire qu’on veut être l'excellence, le nouveau Google français !  Généralement, quand on nous appelle, c'est qu'il y a des problèmes ! 

“Une transformation agile dans les grosses boites souvent, c'est réduire la bureaucratie. Dans une startup c'est plutôt l’inverse, on va mettre des process parce qu'il y a aucun process” 

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Avec l’expérience il a listé les petits symptômes :

• La vision produit n’est est pas claire
• On sait pas vraiment pourquoi on est là, quel est l’impact de ce qu’on fait.
• On est loin des utilisateurs, on ne leur parle pas …
• Un manager qui dit jamais, “Je ne sais pas”. (Ça veut dire pour les équipes qu'on n'a pas le droit de pas savoir non plus à l’opposé d’une culture d'expérimentation, de droit à l'erreur et de feedback

Jean-Pierre revient sur les grands motifs d’intervention : 

• Les problématiques d’ordre hiérarchique : par exemple, un manager qui prend toute la place, un conflit ouvert… Auquel cas pour lui “on ne pourra rien construire dans l’équipe” tant que ce problème n’est pas réglé.

• Les problématiques d’évaluations : Absence de  stratégie sur comment on évalue les personnes quand on est dans ce nouveau modèle produit.

• Les problématiques d’ordre méthodologiques : par exemple on sait pas travailler, visualiser, s’organiser autour du travail,

• Les problématiques d’ordre techniques : des points d’améliorations, sur le Dev, l’état de l’art d’une approche…
• Et enfin, les problématiques du plafond de verre : celles qui dépassent l’équipe

Sur cette dernière catégorie, Il a en effet constaté dans ses interventions qu’on touche rapidement ce qu’il appelle  “le plafond de verre”.  Pour lui,  on peut faire progresser l’équipe mais les vrais problèmes  de fond sont ailleurs. 

Faisant référence a Peter Drucker il souligne qu’“Il n'y a pas de pire gâchis que de faire efficacement la mauvaise chose, d'être super optimisé à faire un truc qu'il ne faut pas faire ! “

La citation exacte est :

Pour notre invité on se retrouve assez souvent dans ce type de situation là,  correspondant à une vision très productiviste “faut qu'on en fasse plus, faut qu'on soit plus efficace”.   Il le rappelle  👍

Le biais pour l’action ou l’indécision chronique..

Enfin Jean-Pierre souligne que souvent le truc qui manque c'est un peu le biais pour l'action. Une situation où rien n’avance, où dès qu'il faut prendre une décision le système se paralyse. Pour lui “Il vaut mieux prendre une mauvaise décision que pas de décision”. 

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2 Axes pour faciliter les transformations et l’accompagnement 

Faisant référence au modèle des “Empowered product teams”de Marty Cagan. Jean-Pierre regarde la façon dont est structurée la relation métier et comment le temps des métiers est vécu ? Comment ça se passe quand on fait des choses ensemble, c'est un point d'attention fort.  Il souligne le paradoxe “RH”, le biais d’organisations ou l’on continue à évaluer les référents métiers sur leur ancien job versus leur contribution à l’équipe transfo. C’est l’un des points d’attentions forts de ses interventions. “ L’important pour l’équipe est d’avoir un cadre clair, de savoir qui fait quoi, et que la définition des rôles soit assumée.” 

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Le deuxième axe concerne la mise en place en fonction du contexte  de ce qui est le plus adapté. Il cite par exemple le fait de créer des itérations plus courtes pour améliorer là façon de travailler entre les équipes et maximiser leur courbe d'apprentissage et de feedback Pour que leur façon de travailler sur la plus fluide possible. Même s’il a un focus équipe fort, pour accompagner cette dynamique de changement Jean-Pierre confie être vigilant sur la place des managers.

Le troisième point, c'est d’essayer de comprendre si la stratégie est claire, quels sont les axes stratégiques, les priorisations et est ce que c'est compris ? Et dans tous les cas si y a du flou là dessus, il essaye de reposer les choses avec les parties prenantes. De recréer de la conversation, pour que les gens s'en emparent et recréer une dynamique de groupe sur comment on priorise ? Qu'est ce qui est important ou autre. Et au moins d’actualiser un petit peu les désaccords ou les non-compréhension. Sortir=finé, il cherche à poser un même cadre de compréhension sur ce qui est important ou ce qui ne l'est pas ! 

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“Ne pas se rater sur la définition du mandat de coaching”.

Pour faciliter les transformations en profondeur Jean-Pierre Il confirme que le piège qu’il évite désormais est celui du cadrage de la mission ! 

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Préciser l’étendue et les limites de son intervention constitue un enjeu majeur pour l’accomplissement d’une mission d’accompagnement. Pas si simple dans les faits car la mission évolue souligne Jean-Pierre. 

Il conseille d’utiliser le mandat de coaching pour avoir en quelque sorte la permission de dépasser ce premier niveau d’intervention de l’équipe. 

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Il confirme que le piège qu’il évite désormais est celui du cadrage de la mission !

Quand on fait appel à un coach senior il conseille de “Ne pas se rater sur la définition du mandat de coaching”.

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Cet outil est inspiré des coachs personnels. Il consiste à se mettre d’accord entre un client mandataire qui demande l’intervention, le coach et les gens qui vont être accompagnés. 

Un document qui pourra être mis à jour régulièrement “ça pose un cadre pour bien faire sa mission, on sait pourquoi on est mandaté et permet de vérifier si on est aligné avec celui qui paie  ça donne la légitimité de mener sa mission.  “ 

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Ce mandat permet donc de  s’aligner sur les responsabilités du manager, celles du coach agile ou Scrum Master et celles de l’équipe. L’avantage d’un tel mandat est qu’il n’a pas la force d’un contrat et que vous pourrez le faire évoluer en accord avec les autres parties sans trop de contraintes.

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Autre point important pour réussir…. en bon coach agilité ET qualité  Jean-Pierre rappelle l’importance  des indicateurs quasiment à chaque étape. Il milite pour du concret ! Par exemple la fluidité de l’équipe, ça veut dire quoi? Comment on la mesure? 

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Pour engager et mobiliser les équipes notre coach aime leur rappeler l'impact de ce à quoi elles contribuent. Pour lui ça peut amener très loin. 

C'est quand tu réalises que tu changes le monde des utilisateurs que tu te bats, tu te rends compte que tu leur dois quelque chose. C'est pas juste “Tiens, encore un bug …., mais non, il y a une personne qui est bloquée là, il y a une personne qui ne peut pas aller au bout de son workflow, qui est obligé de bricoler et qui est en galère.”

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Idem pour la mission et le rôle des collaborateurs, C'est quoi ma mission en fait? Je suis là. Pourquoi? Qu'est ce qui me permettra de savoir si j'ai fait la bonne chose ou pas ? Si je vais dans la bonne direction? Et inversement, si on arrive à rentrer dans une démarche de coaching avec avec les responsables, eh bien comment on saura que maintenant c'est mieux ou pire? 

Outre les objectifs, Jean-Pierre aime cette notion de boussole, indépendamment de savoir si on est arrivé où on voulait aller, puisqu'en vrai “on le découvre en le faisant”. Le rôle premier des indicateurs est de servir de boussole : décider des actions à entreprendre et juger ensuite si elles ont l’effet escompté. Les indicateurs, la boussole, permettent d’apprendre et d’avancer par petits pas.

Conclusion / Résumé

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Référence évoquée par Jean Pierre : Le modèle des “Empowered product teams”de Marty Cagan. 

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La chaîne YouTube de Scrum Life :

https://www.youtube.com/ScrumLife

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Pour solliciter Jean-Pierre ou toute l’équipe Scrum Life pour de la formation ou du conseil :
https://scrumlife.tv

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et pour suivre l'actualité de Jean-Pierre sur Linkedin - 

LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/jp-lambert/ - 

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